LISTA DE TAREFAS: NÃO COMECE POR ELA. ENTENDA O POR QUÊ


Alessandro (personagem fictício) é gerente de uma equipe e controla uma lista de tarefas realizadas por diversas pessoas para clientes diferentes, cada um com seu próprio cronograma.

Alessandro (nome fictício) precisa controlar a lista de tarefas de sua equipe
Alessandro (personagem fictício) precisa controlar a lista de tarefas de sua equipe

Além de controlar os prazos e as datas de entrega programadas, Alessandro precisa conviver com as demandas não-programadas, aquelas que surgem sem planejamento.

E o que é pior: as atividades chegam por vários canais:

  • e-mail (o principal)
  • WhatsApp
  • telefonemas
  • calendário do Outlook
  • até mesmo por lembranças de sua memória!

Em resumo, Alessandro não vive tranquilo: está sempre preocupado em organizar as atividades da equipe e se por acaso não está se “esquecendo de alguma coisa”.

Para melhorar sua vida, Alessandro resolveu montar uma lista de tarefas no Excel — um cronograma de atividades com responsáveis, clientes e prazos.

Você se identifica com um destes desafios?

  • Controlar prazos de tarefas feitas por diferentes pessoas de sua equipe, para clientes diferentes
  • Atividades não-programadas urgentes
  • Baixo engajamento da equipe e rotatividade mais alta do que gostaria
  • Já experimentou o Trello, Asana ou Pipefy, mas não gostou dos resultados

Então este webinar é para você!

Nele, você vai conhecer a jornada de 7 passos para a Transformação Digital do Backoffice.

Webinar Gratuito: dia 10/11, terça-feira, às 14h

Gestão de Tarefas Administrativas com Métodos ÁgeisSeu e-mailSeu primeiro nome

Lista de tarefas no Excel

Exemplo de lista de tarefas no Excel
Exemplo de lista de tarefas no Excel

No começo, até ficou satisfeito com os resultados: sua mente ficou mais tranquila, porque conseguiu enxergar (e controlar) num só lugar todas as demandas de sua equipe.

(Para ser honesto, cada cronograma ficava numa aba diferente. Mas, tudo bem… pelo menos era o mesmo arquivo, a mesma planilha de tarefas no Excel.)

Porém, em pouco tempo, começou a perceber novos problemas…

Por exemplo, atualizar a planilha era trabalhoso. Ele tinha que perguntar para cada membro do time como estava o status da atividade.

— Já iniciou?

— Está concluída?

E tinha que ficar colocando comentários em cada linha (que davam trabalho para serem consultados, porque ficavam meio “escondidos”).

Os comentários ficam "escondidos", sendo difícil e trabalhoso ler um por um
Os comentários ficam “escondidos”, sendo difícil e trabalhoso ler um por um

Depois, descobriu que poderia manter sua lista de tarefas no Excel Online, na nuvem, em que cada membro do time poderia atualizar a lista de atividades de forma colaborativa.

O problema aí é que as pessoas se esqueciam de atualizar.

E lá estava Alessandro novamente mandando mais e-mails, cobrando sobre o status das demandas. (Aliás, esse era seu outro desafio: “como ser um gerente menos controlador?”)

Alessandro (personagem fictício) tinha como desafio diminuir cobranças por e-mail e ser um chefe menos controlador
Alessandro (personagem fictício) tinha como desafio diminuir cobranças por e-mail e ser um chefe menos controlador

O que Alessandro demorou um pouco a perceber é que a planilha de tarefas é apenas uma ferramenta. 

A maioria das pessoas, assim como Alessandro, foca apenas na lista de tarefas no Excel, como se ela fosse resolver tudo.

Não é bem assim. Ela, sozinha, não resolve a questão.

A lista de atividades do trabalho como uma parte da solução

O que Alessandro precisava era de uma solução completa:

A lista de tarefas é apenas parte da solução completa: Método de Gestão de Tarefas => Software Organizador de Tarefas => Lista de Tarefas => Indicadores
A lista de tarefas é apenas parte da solução completa: Método de Gestão de Tarefas => Software Organizador de Tarefas => Lista de Tarefas => Indicadores

Uma vez que você tenha um bom método de gestão de tarefas e um software para organizar suas atividades do trabalho, aí sim, você terá uma boa lista de tarefas.

Ela vem como resultado!

O grande erro é começar diretamente pela planilha de atividades.

Mas quais são as características de uma lista de tarefas do trabalho eficaz, que realmente funciona?

Lista de tarefas online compartilhada e colaborativa

Mesmo antes da pandemia, as empresas mais modernas já adotavam abordagens de trabalho colaborativo.

Com o home office, passou a ser fundamental trabalhar com listas de tarefas online.

Lista de tarefas online no Zehnk (alguns dados ocultados por confidencialidade)
Lista de tarefas online no Zehnk (alguns dados ocultados por confidencialidade)

Isto significa que a lista de tarefas é compartilhada e colaborativa, ou seja, todos da equipe podem atualizar o status da tarefa e “conversar” entre si sobre a atividade.

Na lista de tarefas online e compartilhada do Zehnk, as pessoas colaboram e conversam sobre a atividade de forma centralizada e organizada (alguns dados ocultados por confidencialidade)
Na lista de tarefas online e compartilhada do Zehnk, as pessoas colaboram e conversam sobre a atividade de forma centralizada e organizada (alguns dados ocultados por confidencialidade)

Isto diminui a necessidade de troca de e-mails, centraliza o foco na atividade e aumenta a produtividade (os efeitos Zeigarnik e Ovsiankina explicam por que passar o olho na lista de e-mails diminui a performance.)

Como ordenar lista de tarefas administrativas

A forma como você vai organizar sua lista de tarefas do trabalho vai depender muito da natureza das suas atividades e da sua rotina.

Se você trabalha com atividades administrativas, normalmente, os prazos das tarefas são o fator mais importante. 

Filtros de ordenação das tarefas por prazo de entrega no Zehnk
Filtros de ordenação das tarefas por prazo de entrega no Zehnk

Por isso, ordenar pela data de entrega é o que costuma fazer mais sentido.

Assim, você tem uma visualização rápida de todas as demandas que vencem hoje, as de amanhã, as a vencer em 5 dias, etc.

Filtros rápidos por prazo de entrega aumentam a produtividade dos usuários do Zehnk
Filtros rápidos por prazo de entrega aumentam a produtividade dos usuários do Zehnk

Aliás, não só você, mas todo o seu time: cada colaborador(a) tem uma visão rápida e instantânea da sua lista de tarefas diárias.

Percebe o benefício disso? 

App de lista de tarefas

Ter um app para a lista de tarefas do trabalho também pode ser útil para consultas rápidas em casos de necessidade emergencial.

O Zehnk é um sistema responsivo e você pode acessar sua lista de tarefas pelo smartphone e tablet
O Zehnk é um sistema responsivo e você pode acessar sua lista de tarefas pelo smartphone e tablet (alguns dados ocultados por confidencialidade)

Mas a verdade é que equipes de tarefas administrativas, geralmente trabalham em notebooks ou desktops.

Assim, é bem mais importante você ter um software gerenciador de tarefas que seja simples e fácil de usar num computador, do que ter “o melhor app de lista de tarefas compartilhada”.

Até porque o uso excessivo do smartphone pode ser prejudicial à saúde (de adultos e crianças).

Baixe a planilha-modelo de atividades do Zehnk

As telas que você viu neste artigo são do Zehnk, um software organizador de tarefas administrativas.

Você quer receber a planilha-modelo de atividades do trabalho do Zehnk e conhecer a jornada completa da transformação digital de áreas administrativas para construir uma lista de tarefas online que funciona?

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