Gestão de tarefas


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O gerenciamento de tarefas é o processo de gerenciamento de uma tarefa ao longo de seu ciclo de vida. Envolve planejamento, teste, rastreamento e relatórios. 

O gerenciamento de tarefas pode ajudar tanto os indivíduos a atingir as metas, quanto os grupos de indivíduos colaboram e compartilham conhecimentos para a realização das metas coletivas. [1] As tarefas também são diferenciadas pela complexidade, de baixa a alta. [1]

O gerenciamento eficaz de tarefas requer o gerenciamento de todos os aspectos de uma tarefa, incluindo seu

  1. status,
  2. prioridade,
  3. tempo,
  4. atribuições de recursos humanos e financeiros,
  5. recorrência,
  6. dependência,
  7. notificações
  8. e assim por diante. 

Eles podem ser agrupados amplamente nas atividades básicas de gerenciamento de tarefas.

O gerenciamento de vários indivíduos ou tarefas de equipe pode ser auxiliado por software especializado, por exemplo, fluxo de trabalho ou software de gerenciamento de projeto . Na verdade, muitas pessoas quem? ] acreditam que o gerenciamento de tarefas deve servir de base para as atividades de gerenciamento de projetos. [2]

O gerenciamento de tarefas pode fazer parte do gerenciamento de projetos e de processos e pode servir como base para um fluxo de trabalho eficiente em uma organização. Os gerentes de projeto que aderem ao gerenciamento orientado a tarefas têm um cronograma de projeto detalhado e atualizado e geralmente são bons em orientar os membros da equipe e levar o projeto adiante. [3]

Ciclo de vida tarefa editar ]

O status das tarefas pode ser descrito pelos seguintes estados:

  • pronto
  • Atribuído
  • Rescindido
  • Expirado
  • Encaminhado
  • Começado
  • Acabado
  • Verificado
  • Em pausa
  • Falhou

O diagrama da máquina de estados a seguir descreve os diferentes estados de uma tarefa ao longo de seu ciclo de vida. Este diagrama é referenciado pela IBM . [4] Um diagrama de máquina de estado de tarefa mais atualizado aplicável ao método moderno de entrega contínua pode ser encontrado aqui. [5]

TaskLifeCycle.png

Actividades apoiadas pelo tarefas editar ]

Como uma disciplina, o gerenciamento de tarefas abrange várias atividades-chave. Existem várias divisões conceituais, e estas, em um alto nível, sempre incluem atividades criativas, funcionais, de projeto, desempenho e de serviço.

  • As atividades criativas pertencem à criação de tarefas. No contexto, eles devem permitir o planejamento de tarefas, brainstorming, criação, elaboração, esclarecimento, organização, redução, segmentação e priorização preliminar.
  • As atividades funcionais dizem respeito às áreas de pessoal, vendas, qualidade ou outras áreas de gestão, com o objetivo final de garantir a produção de bens finais e serviços para entrega aos clientes. No contexto, eles devem permitir o planejamento, relatório, rastreamento, priorização, configuração, delegação e gerenciamento de tarefas.
  • As atividades do projeto pertencem ao planejamento e relatórios de tempo e custos. Elas podem abranger múltiplas atividades funcionais, mas são sempre maiores e mais objetivas do que a soma de suas partes. No contexto, as atividades do projeto devem permitir a divisão das tarefas do projeto, também conhecida como estrutura analítica do trabalho , alocação de tarefas, inventário entre projetos e acesso simultâneo aos bancos de dados de tarefas.
  • As atividades de serviço dizem respeito à prestação de serviços ao cliente e à empresa interna, incluindo gestão de relacionamento com o cliente e gestão do conhecimento. No contexto, eles devem permitir o anexo de arquivo e links para tarefas, gerenciamento de documentos, gerenciamento de direitos de acesso, inventário de registros de clientes e funcionários, gerenciamento de pedidos e chamadas e anotações de tarefas.
  • As atividades de desempenho referem-se ao rastreamento do desempenho e cumprimento das tarefas atribuídas. No contexto, eles devem permitir o rastreamento por tempo, controle de custos, partes interessadas e prioridade; gráficos, relatórios exportáveis, atualizações de status, ajustes de prazos e registro de atividades.
  • As atividades de relatório referem-se à apresentação de informações sobre as outras cinco atividades listadas, incluindo a exibição gráfica.

Software de gerenciamento de tarefas editar ]

As ferramentas de software de gerenciamento de tarefas são abundantes no mercado. Alguns são gratuitos; outros destinados a fins de implantação em toda a empresa. Algumas são listas de tarefas simples, enquanto outras oferecem recursos de criação, visualização e notificação de tarefas em toda a empresa – entre outros. O gerenciamento de tarefas é usado por empresas de pequeno a 100 porte da Fortune. Ele oferece suporte a projetos individuais simples para atividades de gerenciamento de tarefas corporativas.

O software de gerenciamento de projetos , software de calendário e software de fluxo de trabalho também fornecem frequentemente software de gerenciamento de tarefas com suporte avançado para atividades de gerenciamento de tarefas e dimensões de ambiente de software correspondentes, retribuindo a miríade de projetos e atividades de desempenho incorporados na maioria dos bons produtos de software de gerenciamento de tarefas de nível empresarial.

As dimensões de software que cruzam quase todas as linhas de produtos de gerenciamento de tarefas incluem criação de tarefas, visualização de tarefas, notificações, atribuição de recursos, compatibilidade, configurabilidade , escalabilidade e relatórios

  • A criação de tarefas engloba recursos colaborativos para transformar ideias em ações (tarefas). Isso inclui atividades envolvidas na definição da tarefa e abrange a colaboração necessária no processo de planejamento.
  • A visualização de tarefas envolve a apresentação de tarefas, na maioria das vezes por meio de formulários de tempo e lista. A visualização prioritária abrange a classificação (por exemplo, orçamento, tempo, parte interessada) e mecanismo (por exemplo, código de cores ou texto). O calendário cobre a programação (por exemplo, disponibilidade, reuniões, compromissos e outros conflitos em potencial) e notificações.
  • As notificações abrangem configurações configuráveis ​​para informar prazos passados, presentes e pendentes.
  • A atribuição de recursos inclui a capacidade de delegar tarefas e ferramentas a uma ou várias pessoas.
  • A compatibilidade abrange a capacidade de um ambiente de gerenciamento de tarefas de se conectar a outros sistemas, software e ambientes. Inclui a definição de uma estrutura e restrições de comunicação do ambiente de gerenciamento de tarefas para outros softwares, sistemas e ambientes.
  • A configurabilidade abrange a capacidade de adicionar, remover e gerenciar funcionalidade e usabilidade em ambientes de gerenciamento de tarefas.
  • A escalabilidade abrange a capacidade de executar uma tarefa adequadamente quando uma mudança na quantidade de usuários é feita para atender aos requisitos específicos da tarefa.
  • Os relatórios abrangem a apresentação de informações por meio de exibição tabular ou gráfica.

Veja também editar ]

Referências editar ]

  1. Vá até:b Maus, Heiko, MP van der Aalst, Wil, Rickayzen, Alan, Riss, Uwe. V. “Challenges for Business Processes and Task Management,” Journal of Universal Knowledge Management. Volume 0, Edição 2, 2005.
  2. ^ Bianchi, rico. “6 elementos-chave para um melhor gerenciamento de tarefas”, Tech Republic. 3 de janeiro de 2005.
  3. ^ Thomas Cutting “Relacionamento contra gerenciamento orientado a tarefas”. 3 de março de 2010 http://www.pmhut.com/relationship-vs-task-oriented-management
  4. “Ciclo de vida das tarefas humanas” . Documentação do IBM WebSphere Process Server . IBM . Página visitada em 25 de maio de 2009 .
  5. “Anatomia de uma tarefa” .

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