Anatomia de uma tarefa


Não, este artigo não é sobre o livro chamado  Hamlet, a anatomia das tarefas de Ann Louise Hentz ou uma resenha do popular programa da rede ABC chamado  Grey’s Anatomy . Em vez disso, refere-se à unidade específica de trabalho chamada tarefa em gerenciamento de projetos.

Todos os dias, todos nós fazemos todos os tipos de tarefas, gostemos ou não. Nossas vidas estão cheias de fazer esta ou outra tarefa. Parece que às vezes nossas tarefas nunca terminam.

Então, o que é uma tarefa e como você a define? Como você cria uma tarefa em um ambiente de projeto colaborativo ? Quais elementos são essenciais ao definir uma tarefa?

Alguns confundem uma lista de afazeres com tarefas feitas para projetos usando software de gerenciamento de projetos. Na melhor das hipóteses, uma lista de tarefas é uma forma muito simplificada de sistema de gerenciamento de tarefas.

Neste post, vou cobrir tudo o que você sempre quis saber sobre tarefas. A definição de uma tarefa, a anatomia de uma tarefa e o suporte necessário para gerenciar e visualizar tarefas em projetos.

Em suma, neste artigo, cobrimos tudo relacionado a tarefas e não deixamos nada sem resposta.  

Anatomia de uma tarefa

anatomia de uma tarefa 1

As tarefas não são criadas no vácuo ou do nada. Eles surgem como parte do objetivo de finalizar um produto ou serviço. As tarefas podem ser independentes, como “Comprar leite” ou parte de um projeto muito maior.

O diagrama acima é um refinamento do diagrama de transição de estado para tarefas pendentes da IBM Corporation  que foi feito alguns anos atrás. O novo diagrama mostrado acima suporta as abordagens atuais, como entrega contínua  no desenvolvimento de software.

Seu objetivo é resolver um problema do mundo real. Uma tarefa é uma descrição completa de como iniciar e terminar o trabalho em um determinado momento para atingir uma meta.

As tarefas geralmente são um elemento de um projeto que consiste em muitas tarefas pequenas e grandes. Nem todas as tarefas são iguais. Alguns são simples e demoram pouco.

Outros são complexos e precisam ser divididos em tarefas menores, atribuídas a várias pessoas e levarão muito mais tempo.

Para criar, gerenciar e concluir tarefas, uma ferramenta de gerenciamento de tarefas, geralmente, parte de um software de gerenciamento de projetos é usada.

A seguir está uma lista de todos os elementos de uma tarefa:  

Título-

Cada tarefa precisa de um título que descreve em uma frase curta o objetivo da tarefa.

Descrição-

A descrição fornece mais detalhes sobre o que precisa ser feito e como. A pessoa que lê a descrição deve ter todos os detalhes necessários para terminar o trabalho.

Data de início- 

O trabalho precisa começar em um determinado momento. A data de início mostra a data em que a equipe está planejando começar a trabalhar no trabalho.             

Data de Vencimento-

Todo o trabalho precisa terminar em algum momento, obviamente quanto antes melhor. O tempo de vencimento é calculado com base na duração do trabalho necessário para finalizar a tarefa.

Duração-

A duração é o tempo total necessário para o trabalho começar e terminar. Como você estima a duração? Tarefas pequenas são fáceis por serem curtas, mesmo que você esteja errado o erro também será pequeno.

Grandes tarefas são uma história diferente. É necessária uma abordagem sistemática para estimá-los com um certo grau de precisão. 

Felizmente, existe uma solução para isso. É chamado de estimativa de três pontos. Se você não estiver familiarizado com a estimativa de 3 pontos , encorajo-o a verificar o link acima.

Prazo de entrega-

Algumas tarefas precisam ser concluídas em um determinado horário na data de vencimento. Por exemplo, os documentos para o tribunal devem ser apresentados até às 17h do dia 12 de janeiro de 2019.

Aqui, a data de vencimento é 12 de janeiro de 2019 e a hora de vencimento é às 17h. Se os papéis forem manuseados depois das 17h, eles não contam!

Proprietário da Tarefa-

A pessoa que cria uma tarefa é chamada de proprietário da tarefa. Ele ou ela pode receber a tarefa para si mesmo ou atribuí-la a outra pessoa.

Observe que o proprietário da tarefa pode ser a mesma pessoa ou outra pessoa diferente do proprietário / gerente do projeto  

Cessionário-

Alguém precisa trabalhar e terminar o trabalho. Pode ser uma pessoa ou várias pessoas. Pode ser em tempo integral ou parcial.

O software deve permitir todas as possibilidades quando o trabalho é atribuído.

Dependências-

Algumas tarefas não estão relacionadas a outro trabalho realizado no projeto, mas algumas sim.

Se o seu trabalho é instalar as portas em uma nova casa em construção, você não pode fazer isso até que a parede e o teto estejam prontos.

Pode haver apenas uma dependência (ou predecessor) ou várias dependências.

O aplicativo de gerenciamento de tarefas deve permitir a adição de dependências ilimitadas.

Prioridade-

Como dissemos antes, todas as tarefas não são iguais. Alguns precisam de atenção extra e devem ser resolvidos antes das tarefas de prioridade mais baixa.

Normalmente, as prioridades são marcadas de 5 (muito alta) a 1 (muito baixa).  

Infelizmente, apenas alguns aplicativos de gerenciamento de tarefas no mercado hoje dão suporte à prioridade.   

Tarefas Recorrentes-

Muitas tarefas são eventos únicos. Depois de feitos com sucesso, eles não são repetidos novamente, a menos que para aprimoramentos futuros.

Por outro lado, existem tarefas que se repetem por um período de tempo ou duram para sempre. 

Se você for proprietário de uma empresa, deverá declarar impostos federais e locais a cada 3 meses. 

Isso significa que a cada poucos meses você repete o mesmo trabalho indefinidamente. A única coisa que muda é a data que você usa para arquivar seus impostos.

Para trabalhos repetitivos e essencialmente iguais, apenas conjuntos de dados diferentes, precisamos de tarefas recorrentes.

Gráficos de gantt-

Para visualizar seu trabalho graficamente, você precisa de um gráfico de Gantt . Mesmo que Gantt tenha sido usado por décadas, ainda é a melhor apresentação visual de tarefas no tempo.

Um gráfico de Gantt também mostra a relação das tarefas entre si, o que não é possível com outros métodos não gráficos.

TrabalhoDemolirEstrutura-

Quando o trabalho é muito complexo e grande, é muito difícil estimar com precisão quanto tempo leva para ser concluído.

A estrutura analítica do trabalho ou WBS é o processo de decomposição de tarefas difíceis em tarefas menores. Esse processo continua até que todas as tarefas do projeto sejam pequenas e bem compreendidas.  

Taxa de realizaçao-

Enquanto as pessoas trabalham em tarefas longas, é necessário mostrar que porcentagem do trabalho já foi realizada. O é mostrado pela taxa de conclusão que mede o trabalho realizado de 0% (ainda não iniciado) a 100% (já concluído).    

Comentários-

Em ambientes colaborativos, precisamos discutir questões que são avaliadas durante o trabalho em tarefas. 

A maioria dos aplicativos de gerenciamento de projetos baseados em SaaS permite adicionar e revisar comentários.

Segue-

Uma tarefa tem muitos interessados. O gerente de projeto, o proprietário da tarefa e aqueles que têm interesse no resultado da tarefa são todos partes interessadas.

O seguinte fundo de recursos em algumas aplicações de PM permite que todos sejam mantidos atualizados sobre o status dos projetos  

Arquivos-

A maioria das tarefas tem arquivos associados e nenhum lugar é melhor para armazenar esses arquivos além da própria tarefa.

Alguns aplicativos de PM permitem anexar arquivos a tarefas e seus comentários.  

Tags-

Para facilitar a localização de tarefas em um grande projeto, as tags são uma ótima ferramenta. UsuáriosO usuário pode criar quaisquer marcas que desejar e atribuí-las a tarefas.

Isso torna a pesquisa e localização de tarefas muito mais fácil.   

Categoria-

Outro recurso útil encontrado em alguns aplicativos de gerenciamento de tarefas é a categoria.

Uma tarefa pode ter apenas uma categoria em comparação com muitas tags. Por exemplo, uma tarefa pode fazer parte da categoria de desenvolvimento de um projeto e ter “teste” e “urgente” como tags.   

Começar a trabalhar-

Quando a pessoa atribuída a uma tarefa começa a trabalhar nela, a tarefa é marcada como iniciada. Isso permite que todos saibam que o trabalho começou. 

Trabalho concluído

Como acima, quando o trabalho é concluído, a tarefa é marcada como concluída. Durante esse tempo, o trabalho é constantemente testado pelo desenvolvedor ou por terceiros e os erros são corrigidos.

Quando o desenvolvedor sente que o trabalho está concluído, a tarefa é marcada como concluída. Isso aciona uma notificação para verificação e aprovação final.

Verifique o trabalho-

Antes de uma obra ser aprovada como concluída, ela está testando mais uma vez uma parte de um sistema completo. Este trabalho é denominado verificação final. 

Aprovar trabalho-

Depois que o trabalho foi verificado, alguém geralmente o gerente de projeto ou o proprietário da tarefa aprova o trabalho para liberação.

Lançamento-

Após a aprovação, o trabalho é liberado para os clientes internos ou externos. 

Este é o fim do ciclo de vida de uma tarefa. Quando o produto ou serviço é lançado, as pessoas que trabalham no projeto são designadas para outros projetos.  

Time Tacking-

Em alguns setores, como trabalhadores contratados e autônomos, é necessário registrar quanto tempo cada trabalhador gasta no projeto.

O software de controle de tempo permite que os membros da equipe registrem o tempo que gastam em projetos.

Esses dados são usados ​​para criar faturas e cobrar os clientes. 

Notificação-

Novamente, no ambiente colaborativo, há uma necessidade urgente de manter todos informados e atualizados.

A notificação em tempo real automatiza essa necessidade. Assim que houver alguma mudança no projeto, as partes interessadas relevantes recebem notificações por email ou SMS. 

Pesquisa-

Em grandes projetos, encontrar as tarefas que você está procurando pode ser bastante assustador! 

Uma busca robusta como a busca elástica na ferramenta de gerenciamento de tarefas é um Deus enviado ao gerente de projeto e aos membros da equipe. 

Terminar-

Infelizmente, às vezes as coisas acontecem da maneira que planejamos. Quando isso acontece, as tarefas são encerradas.

Um sistema que permite fácil encerramento de tarefas e informa todas as partes interessadas economiza muito tempo.     

Conclusão-

Cobrimos aqui tudo relacionado a tarefas. Se o leitor descobrir que algo está faltando nesta lista, agradecemos por nos contatar e nos informar.

Este é um documento ativo e, de tempos em tempos, o atualizaremos à medida que recebermos mais feedback.   

 

 

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