As Três Habilidades Comunicacionais Necessárias


em brasil.pmi.org

A comunicação eficaz pode fazer a diferença entre um projeto que faz sua carreira avançar e outro que a sabota. De cada dois em cinco projetos que falham no alcance dos objetivos iniciais, um deles o faz em razão de uma comunicação ineficaz, de acordo com o relatório do PMI Pulse of the ProfessionTM In-Depth Report: The Essential Role of Communications.Para manter projetos e carreiras nos trilhos, os profissionais de gerenciamento de projetos devem saber como se comunicar melhor com todos os envolvidos desde executivos e outros públicos interessados até membros da equipe locais e internacionais.

“Eu comparo uma boa comunicação a uma dança. Ambos os parceiros devem trocar e compreender os sinais enviados”, afirma Erik Anderson, PMP, gerente de projetos sênior e profissional de desenvolvimento de produtos na empresa de engenharia ÅF Technology ABa de Kronoberg, Suécia.

Torne-se um comunicador de destaque dominando estas três habilidades:

  • 1. Dê às pessoas o que elas querem

Uma boa comunicação começa com a adequação da mensagem ao público de interesse de uma forma que ele entenda.

Quando a empresa NorthWestern Energy lançou um aprimoramento na infraestrutura, ela sabia que tinha que educar o público sobre o motivo da necessidade daquele projeto e porque algumas taxas iriam aumentar; então a empresa formou um grupo de pessoas interessadas da comunidade antes mesmo que o projeto começasse a existir para discutir sobre os seus objetivos e coletar feedback sobre a maneira de se comunicar a respeito do projeto para o restante da comunidade.

“O grupo de pessoas interessadas nos ajudou a compreender como trazer mais pessoas para as conversações em torno do assunto”, diz Bobbi Schroeppel, vice-presidente de recursos humanos, atendimento ao cliente e comunicação corporativa da NorthWestern Energy, de Sioux Falls, South Dakota, USA.

  • 2. Escolha o canal de comunicação correto

Uma coisa é saber o que dizer aos diversos públicos de interesse, mas saber como dizer garante que a mensagem seja fixada.

Para o máximo impacto, a comunicação deve ser transmitida através do canal correto, seja ele um e-mailou comunicação pessoal, a cada interessado. E decidir qual o método que funciona melhor é simples: “É só perguntar ao receptor”, diz Brian Mossing, gerente de projetos de sistemas de informação na companhia de seguros Northrop Grumman Corp., de Melbourne, Florida, USA.

  • 3. Traduza a estratégia para a equipe

Os membros da equipe e suas organizações não conseguirão chegar longe sem uma profunda compreensão dos objetivos estratégicos. Se os membros da equipe estiverem em vias de execução de um projeto, eles irão ter problemas para enxergar a situação como um todo, e um gerente de projetos pode comunicar sobre como os objetivos estratégicos suportam a execução.

“O gerente de projetos é a interface entre o negócio e as equipes técnicas”, afirmou Brian Mossing.

A comunicação tem a ver com enviar a mensagem correta às pessoas corretas da forma correta. Tanto gerentes de projetos quanto executivos entrevistados pelo relatório Pulse classificaram as comunicações eficazes aos públicos de interesse como o maior fator crucial de sucesso em gerenciamento de projetos. Se feito da forma correta, a comunicação pode manter seus projetos e sua carreira na direção certa.

Leia o artigo completo na seção Career Central.

Visite a Career Central do PMI para mais recursos sobre como potencializar sua carreira!

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Relatórios PMI Pulse of the ProfessionTM
ComplexidadeCom as organizações atuando em um ambiente desafiador e de mudanças, suas estratégias – e os projetos para implementá-las – estão se tornando mais complexos. Um subproduto doloroso desta realidade é o aumento do nível de risco orçamentário.

Para cada bilhão de dólares gastos, 135 milhões de dólares estão em risco (Pulse of the ProfessionTM, PMI, 2013). Para projetos de alta complexidade, a média de orçamentos é quase o dobro, então, há ainda mais dólares em risco.

Este nível de risco não é surpreendente dado que projetos de alta complexidade são frequentemente caracterizados pela ambiguidade e multiplicidade de partes interessadas. Na verdade, entre organizações cujos portfolios estão cheios de projetos de alta complexidade, 64% citaram ambiguidade como a característica que define complexidade em projetos, enquanto 57% citaram a questão de gerenciar múltiplas partes interessadas.

Complexidade em gerenciamento de projetos pode ter significados diferentes para pessoas e organizações diversas, mas, em suma, significa, quão bem as organizações antecipam, compreendem e gerenciam. As organizações podem tratar complexidade com destreza e através do desenvolvimento de três competências estratégicas que organizações de alto desempenho exibem:

Criar, avaliar e comunicarComunicações

De acordo com 55% dos gerentes de projeto, a comunicação efetiva com todas as partes interessadas é o fator de sucesso mais crítico em gerenciamento de projetos. Obtenha os números concretos que embasam essa habilidade. Compreenda os desafios de comunicação que evitam o sucesso e as ações que são essenciais para melhores resultados. Está tudo nos números.

A boa comunicação é importante para as taxas de sucesso em projetos – isto pode parecer óbvio, mas onde está a prova? Está nos números. Como revelado no nosso novo relatório Pulse of the ProfessionTM, 55% dos gerentes de projeto concordam que comunicação efetiva com todas as partes interessadas é o fator de sucesso mais crítico em gerenciamento de projetos.

Na verdade, para cada bilhão de dólares gastos em projetos, 135 milhões de dólares estão em risco – e surpreendentes 56% desse montante – 75 milhões de dólares – estão em risco devido a comunicações ineficazes.

Entretanto, organizações de alto desempenho arriscam 14 vezes menos dólares do que suas contrapartes de baixo desempenho. Se na média 80% de seus projetos terminam no prazo, dentro do orçamento e alcançam o objetivo, você tem alto desempenho. Este sucesso anda de mãos dadas com comunicações eficazes.

Comunicadores eficazesGestão de Talentos

Pulse of the ProfessionTM 2013 do PMI mostra que organizações de alto desempenho têm mais sucesso, porque elas enfatizam a estratégia, a melhoria da eficiência e – talvez mais revelador – cultivam talentos que abraçam essas práticas para entregar projetos e programas de sucesso.

É 2013 – você sabe onde está seu talento?

Se você é como alguns tipos de companhia, você provavelmente não sabe. O Pulse of the ProfessionTM2013 mostra que organizações de alto desempenho não enfatizam apenas estratégia e melhoria da eficiência. Elas cultivam talentos para entregar projetos e programas de sucesso. Com aqueles talentos, elas podem reduzir riscos, aumentar estabilidades, melhorar o crescimento e construir uma forte vantagem competitiva.

Sim, ainda existem organizações que não veem o talento como parte da equação. Enquanto mais e mais organizações adotaram gestão de talentos como principal competência, muitas ainda falham em investir em talentos com habilidades em gerenciamento de projetos e em iniciativas de desenvolvimento de talentos, e elas colocam seus projetos e suas organizações em risco.

Organizações de baixo desempenho – aquelas que completam 60 por cento ou menos dos projetos no prazo, dentro do orçamento e do escopo – são significantemente menos propensas a prover um caminho de carreira definida para gerentes de projetos, um processo para desenvolver competências de gerenciamento de projetos, e/ou treinamentos em ferramentas e técnicas em gerenciamento de projetos.

Em consequência, existe uma lacuna de talentos em gerenciamento de projetos. Num momento em que as taxas de sucesso de projetos estão declinando e os riscos estão aumentando, a liderança organizacional precisa preencher esperados 15,7 milhões de dólares de novos papéis em gerenciamento de projetos até 2020. Se não o fizerem, 334,08 bilhões de dólares do PIB estarão em risco – e isto sem contar os 135 milhões de dólares que organizações já arriscam para cada bilhão de dólares gasto em projetos.

Os relatórios Pulse of the ProfessionTM estão disponíveis nos seguintes links:

 

 

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