9 dicas para você evitar o excesso e a falta de planejamento


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Planejar é ótimo. É uma prática extensivamente recomendada nos livros de negócios e por pessoas que criaram empresas de sucesso.

Em muitas situações na vida, nos negócios ou na carreira, planejar não só é bom como necessário e essencial. Um plano nos dá uma direção e nos ajuda a ir para a frente. Mas o processo de planejamento contém um risco desavisado: não raro, ele pode sugar a atenção de muitos empreendedores que se perdem na criação de previsões e cronogramas mas esquecem do mais importante – a execução.

Você já deve ter conhecido alguém que virou refém do chamado overplanning(planejamento em excesso). Mas por que planejar demais é um problema? A solução então é planejar de menos?

Não é bem por aí.

O erro de planejar demais

Muitas vezes gastamos mais tempo no planejamento do que na tarefa ou projeto em si. Dependendo da situação isso pode fazer sentido, como explica Royale Scuderi, consultora em produtividade: “Se você é membro de um esquadrão anti-bombas e seu trabalho é desarmar uma bomba relógio, por favor tome o tempo necessário para planejar mesmo que a execução demore só 30 segundos”.

Entretanto, a maior parte de nós não enfrenta tantos riscos ou consequências potencialmente catastróficas como nesse exemplo. A fase de planejamento deve ser analisada levando-se em conta risco, importância e urgência do projeto. Em alguns casos, o plano não precisa passar de um delineamento rápido de como as coisas serão feitas.

Crédito da Imagem: William Iven (Unsplash)

Quando gastamos tempo demais planejando, jogamos fora preciosos momentos que poderiam estar sendo aproveitados de uma forma mais eficiente. Quando o resultado leva a outras tarefas mais importantes deixando de ser feitas, vale a pena parar e analisar quais oportunidades estão sendo perdidas. O tempo gasto no plano valerá a pena? “Muitas vezes a resposta é sim, porque um planejamento eficiente pode prevenir complicações futuras. Porém, em outros casos a resposta é não, mas o hábito de planejar simplesmente se tornou parte da nossa rotina,” explica Royale.

Além de um simples hábito enraizado nas nossas cabeças, o overplanningtambém pode ser procrastinação disfarçada. Planejando nós nos sentimos responsáveis e organizados, mas isso nem sempre é verdade. Por vezes utilizamos o planejamento como desculpa para evitar entrar na fase de execução da tarefa. Como explica o empreendedor Joel Falconer, a fase de planejamento é uma zona de conforto: “é a ideia de que quanto mais for planejado, (…) melhor as coisas funcionarão.”

Mas muitas pessoas ficam presas nessa fase e nunca passam para a execução porque têm medo. “Elas têm medo de como suas ideias serão recebidas, se terão sucesso ou se falharão. A execução de planos é uma arte, já que poucas pessoas conseguem reunir a coragem necessária para fazer as coisas acontecerem,” elucida Joel.

Planejar em excesso também pode ser um sinal de que você está desconectado em relação ao mundo real. Quando você pratica o overplanningexplica o empreendedor Tony Robinson, “Você está planejando a sua vida como um filme. Em um filme, você tem controle sobre tudo, não há incertezas. Tudo acontece como escrito no script. Mas isso nunca acontece na vida real”.

Outro problema do overplanning é que ele pode esconder oportunidades atrás de um cortina de riscos. Quando você para e analisa todos os possíveis contratempos e dificuldades que aparecerão pelo caminho, pode acabar se sobrecarregando com a ideia de não estar pronto o suficiente ou não ter o necessário para ultrapassar obstáculos. Entretanto, ficar paralisado pelos riscos é exatamente o oposto daquilo que os empreendedores de sucesso costumam fazer.

Seja por hábito, medo ou procrastinação, a verdade é que o overplanning não é o único vilão nas ruas do planejamento. Na verdade ele tem um irmão tão perigoso quanto: a falta de planos.

O erro de planejar de menos (ou nada)

A autora e empreendedora Elizabeth Grace Saunders diz que algumas das pessoas mais inteligentes que conhece enfrentam problemas na hora de planejar. “Elas são fora de série em termos de analisar todo tipo de coisa, de processos produtivos a partículas nucleares. Mas quando chega a hora de fazer um plano para executar um projeto grande, se recusam.”

Para alguns, planejar simplesmente não parece natural. Isso porque existem pessoas que são mais mão na massa e gostam de partir diretamente para a execução, enquanto outros têm um perfil mais cauteloso que envolve planejamento. Essas duas características se complementam – é por isso que as melhores equipes valorizam ambos os perfis.

Quem tem uma mentalidade mais executora por vezes pula o planejamento porque consegue obter sucesso sem ele. Saunders explica: “Se você possui carisma e uma grande habilidade de resolver tudo rapidamente, pode conseguir entregar um trabalho bom no último minuto – ou encontrar uma forma de conseguir uma extensão. Caso consiga continuar assim sem enfrentar grandes problemas, não há necessidade de mudar.”

Porém, esse nem sempre é o caso.

Quando as coisas apertam, não ter planejamento pode deixar você perdido e levar ao fracasso em diversas frentes. Com situações como menos funcionários, filhos chegando, problemas de saúde ou falta de recursos, pode ficar iminente a necessidade de se botar no papel um cronograma de tarefas que maximize o seu tempo e uso de recursos.

Como especialista em gerenciamento de tempo, Sauders conhece muito de planejamento. Ela afirma que quando você não possui lá uma familiaridade muito grande com a arte de planejar, pode sentir um desconforto na hora de criar um plano. “É como quando você começa uma nova rotina de exercícios e trabalha músculos que nem sabia que tinha,” ela explica. Mas conforme você pratica, planejar vai se tornando algo mais natural.

Planejar frequentemente expõe de antemão os problemas e gargalos que você vai enfrentar na hora de realizar seu projeto. Na nossa imaginação, parece que tudo poderá ser feito dentro do tempo e que os recursos serão suficientes. Mas botando no papel (ou na tela) você será forçado a estabelecer limites, priorizar tarefas e definir prazos. Entendendo melhor o escopo e as possibilidades daquilo com o que você está trabalhando, poderá criar expectativas mais realistas quanto à execução e à conclusão.

Crédito da Imagem: Unsplash de Hope House Press.

No passado, trabalhadores de minas subterrâneas levavam pássaros para debaixo da terra como um sistema de alarme. Se os animais morressem, era um sinal de que gases tóxicos estavam vazando e os trabalhadores precisavam sair. Planejar pode funcionar de forma semelhante – se você se afastar muito do que havia planejado, é um sinal de que algo houve de errado e de que ajustes precisam ser feitos. Saunders esclarece que “ter um plano e usá-lo como base permite que você perceba e faça ajustes antes que seus projetos fiquem em perigo. O planejamento se torna o pássaro.”

Ainda que o planejamento pareça algo dispensável, ele pode se mostrar essencial em grande parte das situações. Se você quiser que as coisas sejam executadas no futuro, precisa gastar tempo planejando no presente, mesmo que pareça tempo jogado fora.

9 soluções para planejar na medida certa

Se o planejamento é importante, mas prejudicial se feito em excesso, como chegar a um equilíbrio?

Estas são algumas dicas para você planejar o tanto certo e se afastar do obscuro lado do overplanning.

1#. Saiba quando o planejamento é necessário

Para maximizar a produtividade e as chances de sucesso, um planejamento normalmente é vital quando:

  • Um projeto ou tarefa nunca foi feito antes
  • O projeto é colaborativo e há a necessidade de se definirem responsabilidades e mecanismos de controle
  • As consequências de um erro podem ser desastrosas (como no exemplo do esquadrão anti-bombas)
  • O projeto é tão grande e complexo que requer diversas fases, passos, etapas e prazos distintos

Em outros casos, planejar pode não ser necessário ou o processo pode ser simplificado. Use seus recursos de tempo e energia de forma eficiente, analisando racionalmente o quanto cada tarefa ou projeto realmente exige em termos de planejamento.

Royale Scuderi defende que “A melhor forma de evitar cair na armadilha do overplanning é determinar a quantidade mínima necessária de planejamento, comparar o tempo gasto no planejamento com outras atividades e então parar de planejar e começar a fazer”.

2#. Preparar, fogo, apontar!

Atirar antes de mirar. A premissa aqui é usar aquele instinto das pessoas executoras e cair direto na ação baseado no que você tinha antes de começar – um plano simples, um esboço ou apenas a própria ideia – e fazer ajustes ao longo do caminho.

James Clear, que escreve sobre hábitos e produtividade, conta a história de como o bilionário Richard Branson usou uma abordagem semelhante para criar a sua empresa aérea, a Virgin Airlines.

Richard estava no aeroporto esperando o seu voo para as Ilhas Virgens quando descobriu que a viagem havia sido cancelada. Ele tinha um encontro imperdível no seu destino final, mas aquele era o último voo do dia. Inconformado, Richard contratou um voo fretado mesmo sem ter dinheiro, escreveu “Ilhas Virgens, $29” numa placa e acabou vendendo todos os assentos do seu voo para os outros passageiros que tinham tido a viagem cancelada. No fim, todos chegaram com segurança às Ilhas Virgens.

Sem saber nada sobre aviação e praticamente sem planejamento algum, ele resolveu um problema e usou aquela experiência para criar um negócio do zero. James nos dá um insight: “Se você quiser resumir os hábitos de pessoas de sucesso em uma frase, é essa: pessoas bem sucedidas começam antes de se sentirem prontas”. Se fosse planejar a criação de uma companhia aérea, provavelmente Richard teria encontrado mil e um motivos para não levar a ideia à frente.

Ainda que isso não valha para todos os projetos, esta é uma forma de botar a mão na massa ao mesmo tempo em que você evita ficar preso na fase de planejamento por muito tempo, já que apesar de importante, esta fase não gera resultados. Joel Falconer diz que esse conceito “pode ser aplicado a muitos negócios, especialmente aqueles que são básicos e envolvem a venda de um produto digital ou a prestação de um serviço como freelancer.”

Crédito da Imagem: Unsplash de David Paschke.

3#. Planeje prazos primeiro

Nada cria mais pressão do que um prazo importante prestes a vencer. Uma forma de usar isso a nosso favor e evitar o planejamento em excesso é começar com a definição de prazos.

Sabendo que você deve fazer uma entrega no dia 10 do próximo mês ou de que seu produto tem data de lançamento para daqui a 3 meses, a tendência é de que você não desperdice tempo desnecessariamente.

4#. Crie mecanismos de compromisso

O autor James Clear conta uma história fascinante que ressalta a importância dos mecanismos de compromisso.

Em 1830, Victor Hugo tinha um prazo impossível pela frente. 12 meses antes, ele tinha combinado com a sua editora de escrever um novo livro chamado O Corcunda de Notre Dame. Mas ao invés de escrever, Victor priorizou outras atividades.

A editora, nada contente, definiu um novo prazo, dessa vez bem mais rígido: ele precisaria terminar o livro em 6 meses. Com o risco de não conseguir cumprir o prazo, Victor desenvolveu um plano no mínimo curioso para vencer a procrastinação.

Ele separou um xale grande para vestir, pegou todas as suas outras roupas e trancou-as longe do seu quarto. Não tendo nada minimamente apropriado para vestir e sair na rua, ele não tinha opção a não ser ficar em casa. A estratégia funcionou. Ele escreveu de forma consistente e entregou o livro pronto com duas semanas de antecedência.

James explica o que está por trás da bizarra técnica adotada por Victor Hugo: “Quando trancou suas roupas longe para focar na escrita, ele criou o que os psicólogos chamam de ‘mecanismo de compromisso’. Estes mecanismos são estratégias que ajudam a melhorar o seu comportamento, seja dificultando as atitudes ruins ou facilitando as boas.”

Usando a mesma lógica, você pode usar aplicativos que bloqueiam o seu acesso ao Facebook ou outros sites de perda de tempo, pode comprar alimentos em quantidades menores para evitar comer em excesso ou pode configurar uma transferência mensal automática de dinheiro para a sua conta poupança. Não importa como você utiliza a estratégia, a ideia é fazer agora algo que vai ajudar você a tomar as decisões certas no futuro.

“Encontre formas de automatizar o seu comportamento de antemão ao invés de confiar na sua força de vontade no momento. Seja o arquiteto das suas ações futuras, não a vítima delas,” sugere James.

5#. Começar deve ser fácil

Quando eu ficava com preguiça de sair para fazer a minha corrida diária, tentava me forçar ao menos a colocar o tênis no pé. Mesmo que minha preocupação não fosse calçar o tênis, e sim enfrentar o cansaço e o frio na rua, vestir meu pé acabava sendo a coisa mais importante. Isso porque vestido para correr e com o tênis no pé, não tinha mais desculpas para não começar. Eu saía no meu ritmo e após poucos momentos, já correndo, percebia que o mais difícil não era estar ali me exercitando, mas sim botar o tênis e sair de casa.

Muitas vezes nós procrastinamos com o overplanning não porque o trabalho é difícil ou requer de fato muito planejamento, mas porque é doloroso começar. James Clear corrobora: “Muitas vezes é mais importante construir o hábito de começar do que se preocupar se você terá sucesso ou não”.

Outro ponto que costuma nos impedir de começar é definir expectativas muito altas para os resultados. Quando pensamos que um site só pode ir para o ar com um layout e uma identidade visual perfeitamente alinhados, ou quando achamos que só com funcionários ultra qualificados uma empresa pode dar o pontapé inicial, estamos postergando o início por conta de uma falsa sensação de que tudo já deve começar de forma perfeita.

“Um início imperfeito sempre pode ser melhorado, mas tornar-se obcecado por um plano perfeito nunca vai levar você a lugar algum,” sugere James. “Não se preocupe com os resultados até que você tenha aprendido a arte de começar”.

Crédito da Imagem: Unsplash de Braden Collum.

6#. Não tente prever tudo

Mesmo se existisse uma fórmula mágica do planejamento, ela seria aplicada levando em conta as informações que temos hoje, mas nunca seria capaz de antever todos os eventos inesperados do futuro. A vida é cheia de surpresas e é impossível prever com exatidão o que vai acontecer, então o plano perfeito simplesmente não existe.

A vida não é andar por um caminho traçado no solo, mas sim surfar num mar de ondas imprevisíveis. Esta brilhante analogia de Leo Babauta, do Zen Habits, mostra que melhor que ter o plano perfeito é saber identificar e julgar a dificuldade das ondas conforme elas chegam, surfando de acordo.

O planejamento jamais deve ter a intenção de ser um plano a ser cumprido à risca, mas sim servir como um guia que esclareça quando, onde e como você deve focar sua atenção e seus recursos.

Elizabeth Saunders sugere a criação de um limite de tempo a ser gasto no planejamento e dá dicas bem práticas: “Para a maioria das pessoas, uma hora é o máximo de tempo apropriado para um planejamento semanal. Para o planejamento de um dia, no máximo 15 minutos”.

Outra dica é buscar fazer algumas tarefas com folga em relação ao prazo final, o que cria a flexibilidade necessária e libera tempo para você gastar em imprevistos que aconteçam ao longo do caminho.

7#. Cuidado com o perfeccionismo

O perfeccionismo com frequência é visto com bons olhos e não é à toa. Se você quer fazer uma tarefa que seja boa até nos mínimos detalhes, é porque está totalmente envolvido e comprometido com o trabalho. O perfeccionista pode influenciar positivamente os colegas, elevando o nível geral de desempenho da equipe.

Entretanto, o perfeccionismo pode levar ao mesmo problema que discutimos anteriormente: a busca irracional por um plano perfeito. A autora Amy Gallo alerta: “Muitos perfeccionistas não percebem o que estão fazendo, enquanto outros percebem mas não estão motivados a mudar.”

Assim, quando um membro da equipe estiver exagerando no planejamento, a sugestão é ser sincero e explicar o lado ruim desta atitude. Ninguém gosta de fazer as coisas mal feitas, isso é um fato, mas o oposto também pode ser prejudicial e levar ao fatídico overplanning.

Caso o perfeccionista não seja um colega, mas você mesmo, a solução pode ser buscar conselhos de quem já superou a busca pela perfeição – um colega de trabalho, chefe ou mentor que possa dizer “já fui como você, mas mudei fazendo isso e aquilo”.

8#. Cuidado com o otimismo

Para Leo Babauta, umas das razões pelas quais planejamos demais é o otimismo exagerado quanto ao que pode ou não ser realizado. Assim, o planejamento em excesso derivaria de tarefas e projetos em demasia: “Enchemos tanto os nossos planos, confiantes de que podemos fazer tudo e ignorando as evidências passadas de que a maioria dos planos não é executado e que a maioria das coisas não é realizada como se esperava. Acreditamos que mesmo tendo falhado no passado, desta vez vai ser diferente!”

Neste caso, pode ser importante obter um esclarecimento maior em termos de quanto tempo e recurso cada tarefa ou projeto consome. O quanto pode ser feito dentro do orçamento ou do tempo alocado? Quais são os pontos principais e o que poderia ser deixado de lado ou para um outro momento?

Foque na priorização para garantir que um otimismo exacerbado não acabe resultando numa lista interminável de tarefas vencidas em Todoist.

9#. Planeje em grupo

Uma das grandes vantagens de trabalhar em grupo é que as falhas de um podem ser superadas pelas qualidades de outro.

Seja na falta ou no excesso de planejamento, fazer o delineamento com outras pessoas pode ajudar você a perceber onde está falhando. Considere abrir o seu planejamento para a equipe, ou chamar ao menos uma outra pessoa que possa ver “de fora” e com um olhar renovado aquilo que você está programando.

Crédito da Imagem: Unsplash de Breather.

Planeje com moderação

Alguns projetos e tarefas precisam ser bem pensados, tomando um tempo de elaboração mais extenso antes de ganharem vida. É bom deixar claro que todos os problemas abordados aqui não estão relacionados à estas situações, mas sim àquelas em que o planejamento é feito em excesso ou é desnecessário.

Analise com frieza se o que quer que você esteja fazendo realmente necessita de tanto tempo gasto no planejamento. Trabalhe com outros e pense se você não está planejando demais por medo ou como forma de procrastinar. Corrija o curso ao longo do caminho se os seus planos estiverem escassos ou falhos, mas lembre-se de não usar essa fase pré-execução como uma desculpa para não botar a mão na massa!

Todo o esforço de planejar é jogado fora se você não agir. O planejamento pode dar base, mas é a execução que leva você aonde quer chegar.

Como diz a célebre frase do general americano Patton: um bom plano executado agora é melhor que um excelente plano executado semana que vem!


Sobre o autor: Pedro Silveira é administrador e economista, e tenta se manter produtivo enquanto viaja o máximo que pode. Escreve para o doisbits.com, seu site pessoal, e está sempre no Twitter. Fale com ele através do @doistbits.

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