A importância do planejamento do seu dia


A importância do planejamento do seu dia

“Planos são inúteis, mas planejar é fundamental” – General Dwight Eisenhower

Todos que procuram melhorar sua produtividade rapidamente descobrem a importância do planejamento para administrar o tempo. Sem metas e uma programação do trabalho necessária para atingi-las nós ficamos à deriva, sem rumo no nosso trabalho, o que nos causa muito stress e preocupação desnecessários – sem falar na natural perda de tempo e eficácia. Muito se fala sobre planejamento e gerenciamento do tempo em projetos, mas e no dia a dia? Qual a melhor forma de planejar o seu dia de modo a ter um melhor gerenciamento de tarefas?

Uma técnica fundamental é reservar um bloco de tempo para planejar o seu dia. Vários métodos de administração do tempo incluem essa técnica, como a GTD, por exemplo. Defensores ardorosos desse momento de planejamento vão de mães ocupadas a executivos, mas todos concordam sobre a importância de definir de antemão um planejamento para as atividades diárias.

O primeiro ponto a definir no seu planejamento diário é quando ele deve acontecer. Existem basicamente duas escolas de pensamento. Uma sugere que você deve planejar o dia seguinte de noite, antes de dormir, para que você durma com a cabeça livre da ansiedade do que vai acontecer amanhã. Já outros preferem reservar os primeiros minutos do dia, ao acordar ou chegar ao trabalho, para executar o planejamento e assim tê-lo fresquinho na cabeça no decorrer do dia. Particularmente, prefiro a segunda opção. Gosto de começar o dia estabelecendo a lista de tarefas porque assim fica tudo fresquinho na cabeça – se faço a lista na noite anterior, acabo dormindo preocupado com o tamanho da lista, ou com itens específicos dela, e não descanso tão bem. É mais ou menos como tomar café da manhã – é um hábito que você precisa encaixar na sua rotina, mas, uma vez feito sustenta melhor durante todo o dia.

Uma vez definido o momento em que planejaremos o dia, precisamos agora definir o que entra nessa lista. É importante ter um “repositório” de tarefas já planejada, idealmente montada a partir dos cronogramas dos diversos projetos nos quais você trabalha ou de listas de atividades que você tem planejadas para outras iniciativas. No começo da adoção de qualquer comportamento é importante conseguirmos ter um “reforço positivo”, isto é, perceber que o comportamento que estamos tentando adotar está dando resultado. Por isso é preferível ter bem poucos itens na sua lista (uns três ou quatro, dependendo do tamanho das tarefas) e completar todos do que ter uma lista muito longa e não conseguir concluir nada. Conforme você for percebendo o seu próprio ritmo, acrescente mais itens se achar interessante.

Uma vez montada a sua lista, você precisa ter um método para lidar com os imprevistos. A sua lista não pode ser tão rígida que não permita que novos itens sejam adicionados, até porque a rotina da maioria das pessoas exige esse tipo de adaptação. Adicione os itens na sua lista conforme forem surgindo, mas – e aqui vai uma recomendação importante, principalmente para quem está começando a adotar a prática – adicione rigorosamente todas as coisas que você fizer ao longo do dia na sua lista. O motivo é um só: dar visibilidade para o que você fez ao longo do dia e evitar a impressão de que você não fez nada. Somente registrando o que você fez ao longo do dia você vai perceber onde estão os gargalos, os itens que precisam ser tratados de alguma outra forma, ou quais atividades estão tomando todo o seu tempo.

Como qualquer novo comportamento, é fundamental que você o pratique rigorosamente todo dia durante pelo menos duas semanas. Só assim você vai perceber o benefício de ter um pouco mais de planejamento não só a médio e longo prazo nos seus projetos, mas também no curto prazo, no seu dia a dia, que é quando o trabalho é de fato executado.

 

 

Roberto Gil Espinha

Com mais de 20 anos de experiência em projetos com especial ênfase em Finanças e TI, vários destes como executivo da Datasul, atual Totvs. Atualmente é sócio Diretor da Euax, e lidera a equipe que desenvolve e comercializa o Artia, uma ferramenta inovadora voltada para a Gestão de Projetos. Também atua como consultor em empresas na estruturação de seus processos e metodologias de gestão de projetos, infra de TI e na adoção de boas práticas de engenharia de software. Bacharel em Administração de Empresas, com especializaçõe em Gestão Empresarial pela FGV-RJ e em Engenharia de Software pela PUC-PR. Certificado PMP e PMI-ACP pelo PMI, ITIL Foundation pelo EXIM e CSM, CSP pela Scrum Alliance.
Anúncios

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair /  Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair /  Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair /  Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair /  Alterar )

Conectando a %s

%d blogueiros gostam disto: