Como fazer agendas no SmartSheet


Uma agenda é importante em vários aspectos de sua vida. Não só apenas para lhe ajudar a gerenciar seu tempo, como para reduzir o stress, ajudar a avaliar o progresso de seu trabalho e lhe preparar para o inesperado.

Desde organizar a sua lista de tarefas, até planejamento de eventos, uma agenda lhe manterá nos prazos e lhe ajudará a ter certeza de que você não perderá nenhum compromisso.

Usar um modelo é a forma mais fácil de fazer uma agenda. Nesse artigo, você encontrará os melhores modelos para agendas diárias, semanais e mensais no Excel.  Nós mostraremos instruções passo a passo de como encontrar o melhor modelo de agenda para atender as suas necessidades e lhe ensinaremos como personalizar esses modelos de Excel.

Você também aprenderá como usar um modelo de agenda no Smartsheet, uma ferramenta de gerenciamento de trabalho inspirada em planilhas que faz agendas mais rápidas que o Excel e com mais opções de formatações e colaboração.

FAÇA O DOWNLOAD DE MODELOS DE AGENDAS DIÁRIAS, SEMANAIS E MENSAIS PARA O EXCEL

Você encontrará uma variedade de modelos de agendas no Excel, desde agendas mensais, visualizações semanais e agendas com anotações. Lá os modelos são pré-construidos e formatados, prontos para você inserir seus próprios dados.

Com tantos modelos de agendas disponíveis, como você saberá qual será o mais fácil de usar? Nós verificamos todos e encontramos os melhores modelos de agenda diária, semanal e mensal do Excel.

QUAL MODELO DE AGENDA USAR?

Uma vez que você tenha decidido entre um modelo diário, semanal ou mensal, você então precisará escolher o layout, o tipo de duração (você quer de Segunda a Sexta ou de Segunda a Domingo?), as possibilidades de compartilhamento e as opções de impressão. Com todos esses fatores para serem considerados, saber qual modelo ser usado pode se tornar difícil.

Aqui estão algumas questões a serem consideradas ao procurar por modelos de agendas:

1. Qual é o seu prazo e duração?

Você primeiramente precisará decidir se precisa de uma agenda diária, semanal ou mensal. O modelo de agenda diária é o único que apresenta duração em horas (com acréscimo de 30 minutos), o modelo de agenda semanal é dividido em manhã, tarde e noite, e o modelo de agenda mensal apresenta o menor índice de detalhes, com duração em dias.

O tipo de eventos, tarefas ou projetos que você monitorará na agenda é o que vai ditar qual é o tipo de modelo que você precisará. Se você precisa organizar uma lista de tarefas ou compromissos, o modelo diário será o mais indicado. Caso você precise monitorar tarefas de longo prazo ou eventos repetitivos, considere um modelo que apresente mais tempo.

2. Quantas pessoas usarão a agenda?

Pense com quantas pessoas você deseja compartilhar essa agenda. Esse será um documento pessoal onde você monitorará suas próprias tarefas e lista de compromissos? Essa será uma agenda familiar de compromissos e obrigações domésticas que será impressa e colocada na geladeira ou enviada por e-mail para o seu cônjuge ou crianças? Ou será uma agenda usada no trabalho, onde membros da sua equipe ou pessoas externas podem colaborar e editar?

Como regra geral, se você precisa compartilhar a sua agenda com mais de uma pessoa, você deveria procurar por uma versão online desses modelos para que você possa compartilhar, colaborar e editar tudo em tempo real. Caso essa seja uma agenda pessoal, então procure um modelo com capacidades de configuração robusta e fácil impressão para acomodar todas as sias necessidades.

3. Quantos eventos ou projetos serão monitorados por essa agenda?

Mesmo que você possa detalhar a duração da sua agenda, você também deverá identificar o nível de detalhes que serão inseridos no seu modelo e o número de itens que você deseja incluir.

Para ter uma noção geral da complexidade de seus eventos ou projetos, especifique um ou dois itens que você já antecipa inserir na sua agenda. Escreva todos os detalhes que você precisa incluir (nome do item, detalhes, responsável, prazo, localização, informações pessoais, etc.). Essa tarefa lhe dará uma noção do tanto de espaço que você precisará na agenda. Se você decidir ter uma visão geral dos detalhes, você poderá usar uma agenda mensal. Se você estiver monitorando várias tarefas por dia, então talvez seja melhor você considerar o modelo de agenda diária.

MODELO DE AGENDA SEMANAL DO EXCEL

No modelo de agenda semanal do Excel, cada dia é dividido em manhã, tarde e noite, e você pode ajustar o quanto de espaço você quer designar para cada parte do seu dia.

Usos comuns:

  • Agenda de aula da faculdade: Tenha uma visão geral de todas as suas aulas da semana com uma agenda de aulas. Você poderá rapidamente preencher as informações das aulas, como nome das matérias, localização e horário, e gerenciar melhor seu tempo durante a semana.
  • Agenda de deveres domésticos: Organize seus deveres domésticos e lista de limpeza, imprima o modelo de agenda semanal e insira as tarefas de cada dia, como passar aspirador, varrer, tirar pó, etc., e atribua responsáveis para tais tarefas. Assim ficará fácil de ver a lista de limpeza semanal e seus responsáveis.
  • Agenda de turnos dos funcionários: use uma agenda de turnos para ter certeza de que as pessoas certas estarão trabalhando no horário certo. Atribua turnos para cada pessoa e indique suas posições (gerente, caixa, recepcionista, assistente de suporte, etc.). Você também pode adicionar uma coluna com o total de horas trabalhadas para monitorar a carga horária de seus funcionários.
  • Roteiro de viagem: Nunca perca seu voo, trem ou ônibus novamente. Monitore as cidades de partida, chegada, número do voo, localização do aeroporto, reservas do hotel e muito mais com um roteiro de viagem semanal. Todas as suas informações importantes ficarão em um mesmo lugar, mantendo-o no horário e informado.
  • Agenda de projeto: Coordene tarefas, entregas, prazos, responsáveis e muito mais com uma agenda de projeto. Tenha certeza de que seu projeto estará dentro do prazo e gerencie alocação de recursos para sua semana de trabalho.

 Faça o download gratuito do modelo de agenda semanal do Excel (Seg-Sexta)

 Faça o download gratuito do modelo de agenda semanal do Excel (Seg-Dom)

MODELO DE AGENDA DIÁRIA DO EXCEL

O modelo de agenda diária geralmente representa de Domingo-Sábado e inclui duração em horas, com acréscimo de 30 minutos. Esse tipo de agenda lhe dará o nível mais alto de detalhes, permitindo-lhe que você monitore até as menores tarefas durante o dia.

Usos comuns:

  • Agenda pessoal de compromissos e reuniões: Gerencie todos os seus compromissos pessoais e reuniões baseados em dias ou hora por hora. Imprima uma agenda diária e coloque na sua bolsa ou carteira para ter acesso fácil.
  • Lista de tarefas: Ao invés de escrever todas as suas tarefas em uma lista sem fim, divida-as e distribua-as nos dias da semana de modo que você saiba exatamente o que deve ser concluído a cada dia. Organize sua lista de tarefas de acordo com a hora do dia e cruze/risque quando você concluir cada uma.
  • Agenda de alimentação do bebê: Registre exatamente as horas em que você alimentou o seu bebê durante o dia para ter certeza que está mantendo uma agenda de alimentação saudável. Você também pode monitorar por quanto tempo seu bebê mamou e o número total de mamadas.

 Faça o download gratuito do modelo de agenda diário do Excel

MODELO DE AGENDA MENSAL DO EXCEL

Um modelo de agenda mensal permite uma visão geral do mês todo. Cada um dos 12 meses do ano estão tipicamente em uma aba diferente no arquivo do Excel.

Usos Comuns:

  • Manutenção de estação: Lembrar de descobrir a piscina, verificar os aparelhos de limpeza e manutenção, comprar produtos químicos com uma agenda para a estação de verão. Insira todos os itens que você precisa monitorar no início da agenda e coloque na sua geladeira ou na porta da garagem.
  • Agenda de planejamento de cardápio mensal: Planeje as suas refeições para o mês todo com uma agenda de cardápio. Inclua café da manhã, almoço, jantar e ideias para lanches rápidos para cada dia da agenda e imprima. Assim quando você for ao mercado, você terá uma lista de ingredientes.
  • Agenda de planejamento de eventos: use uma agenda de planejamento de eventos mensais para coordenar todas as suas atividades e tarefas que devem ser realizadas antes do dia do evento. Insira prazos e atribua responsáveis para que cada tarefa seja concluída dentro do prazo.

 Faça o download gratuito do modelo de agenda mensal do Excel

COMO PERSONALIZAR SEU MODELO DO EXCEL

Personalizar seu modelo de agenda diária, semanal e mensal do Excel é fácil. Você pode colorir certos itens para criar códigos, como aniversários, reuniões ou mudar o tamanho de modelo da fonte. Você também pode adicionar um logo na sua agenda caso você esteja usando-a para o trabalho ou com clientes.

1. Formatar a fonte

  1. Para alterar o tamanho da fonte do cabeçalho, primeiro selecione o cabeçalho. Na aba Página Inicial, você poderá formatar o modelo da fonte e seu tamanho.
  2. Para formatar a data ou o horário, selecione a coluna toda ou todas as caixas de data. Na aba Página Inicial. Você poderá ajustar o modelo da fonte e seu tamanho.

 

2. Mudar as cores

Você pode alterar a cor da fonte ou a cor do fundo na sua agenda. Fazer código com cores pode ser muito útil para rotular eventos ou tarefas.

  1. Para alterar a cor do fundo do cabeçalho, selecione a linha toda, clique no ícone de balde de cores, e selecione a cor desejada.
  2. Para colorir um tipo de evento, digite a tarefa ou evento na caixa de data. Então selecione o texto, clique no ícone de balde de tinta, e selecione a cor desejada.

3. Adicionar imagem

Personalize sua agenda adicionando imagens, como o logotipo da empresa.

  1. Clique na aba Inserir, clique em Imagens. Upload a imagem que você deseja usar.
  2. A imagem será inserida na sua planilha e você poderá arrastá-la para qualquer lugar da planilha.

Caso você deseje inserir o logotipo da empresa no topo da sua agenda, você precisará adicionar espaço para que a imagem caiba.

  1. Clique com o botão direito na primeira linha da planilha e selecione Inserir.
  2. Clique Coluna toda.
  3. Repita esses passos quantas vezes forem necessários para obter espaço suficiente.
  4. Para fazer a cor de fundo dessas linhas novas na cor branca, selecione as linhas, clique no ícone de balde de cores e selecione branco.
  5. Para remover as bordas acima do cabeçalho, selecione a linha toda, clique no ícone de grade, e clique na opção Sem Bordas.

Pronto, agora você tem espaço suficiente para colocar o logotipo no topo da planilha.

MODELOS IMPRESSOS V.S. MODELOS ONLINE

Além de se encontrar os melhores modelos para as suas necessidades, você também deverá considerar impressão ou capacidade de colaboração online.

Muitas pessoas imprimem suas agendas e colocam na geladeira ou na parede. Ou para agendas como lista de tarefas, ou compromissos pessoais e reuniões, algumas pessoas preferem colocar na bolsa para ter acesso imediato a qualquer momento.

Enquanto imprimir e colocar a agenda em um lugar visível a todos pode ser útil, uma agenda no papel pode se transformar em um caos para todos e promover desorganização. Caso você esqueça ou perca a agenda, você precisará começar do início. Caso alguém queria editar ou inserir algo, você não saberá quem o fez a menos que você reconheça a caligrafia das pessoas. E com o espaço limitado, sua agenda pode rapidamente se transformar em um rascunho desorganizado com edições múltiplas e várias adições.

Para ter acesso garantido, acesso 24h por dia a sua agenda, procure por uma solução de colaboração baseada na nuvem. Você vai querer ser capaz de ver e editar sua agenda a qualquer momento, no smartphone ou no seu desktop.

E você ainda economizará muito papel migrando para uma agenda online. Caso você esteja compartilhando sua agenda com múltiplas pessoas, uma ferramenta online lhe permitirá comunicação e mudança imediata. Você poderá monitorar edições e controlar o nível de permissão, escolhendo se a pessoa é uma visualizadora, editora ou administradora.

Muitas ferramentas online têm recursos de colaboração para levar sua agenda para um nível mais avançado. Você pode incluir discussões diretamente na ferramenta, configurar lembretes e notificações, alterar entre a visualização na planilha, no calendário, ou no gráfico de Gantt, e adicionar anexos.

CRIE AGENDAS MAIS SIMPLES E COLABORATIVAS COM O SMARTSHEET

O Smartsheet é uma ferramenta de gerenciamento de trabalho inspirada em planilha com recursos robustos de colaboração e comunicação. Com dezenas de modelos pré  construídos e capacidade de compartilhamento, o Smartsheet é perfeito para listas de planejamento de tarefas ou para agendas de projetos mais complexos. E é fácil de personalizar os modelos – basta um simples clique com o botão direito em qualquer coluna para renomear o cabeçalho e um clique duplo em qualquer célula para inserir seus próprios dados. Você também pode alterar as cores, fontes e alterar entre visualização de planilha, gráfico de Gantt, ou calendário.

Aqui estão 14 modelos de agenda do Smartsheet:

MODELOS DE AGENDA SEMANAL DO SMARTSHEET

Esse modelo de agenda semanal permite uma visão geral da semana toda de Segunda-Domingo. Muitos desses modelos usam hierarquias para organizar as informações, com o colapso das linhas para que você possa esconder ou visualizar apenas certas datas ou tarefas.

Todos esses modelos destacam os recursos de colaboração do Smartsheet. Por exemplo, na agenda semanal de aula, você pode colorir as matérias para facilitar a visualização da agenda da semana. No modelo de planejamento de cardápio semanal, você pode facilmente anexar links para as suas receitas favoritas para acessá-las rapidamente. E na agenda de limpeza, você pode atribuir responsáveis para tarefas domésticas para poder contar com os membros da sua família.

Agenda de planejamento de cardápio semanal

Agenda de limpeza semanal

Agenda semanal de aula

Agenda semanal de trabalho

Agenda Semanal Simples

Agenda Semanal de Turnos

Roteiro da viagem

MODELOS DE AGENDAS DIÁRIAS DO SMARTSHEET

As agendas diárias do Smartsheet são organizadas com acréscimo de 30 minutos, das 7:00 às 21:00. Se você desejar agendar mais ou menos tempo, basta apenas clicar com o botão direito na célula selecionada e escolher Excluir Linha ou Inserir Linha. Use o símbolo de estrelas na agenda diária de compromissos para designar prioridades e configurar lembretes de seus compromissos diários e reuniões, evitando assim que se esqueça de algo.

Agenda Diária de trabalho

Agenda diária de compromissos

Agenda Diária de Reuniões e Compromissos

MODELOS DE AGENDAS SEMANAIS DO SMARTSHEET

Essas agendas semanais incluem cada mês do ano e você pode designar quanto de espaço você deseja para cada mês, basta apenas adicionar ou excluir linhas. Caso você deseje mudar qualquer data na agenda (por exemplo, mudar o ano), simplesmente digite os primeiros dias e então selecione essas células e arraste para que o restante seja auto preenchido.

Insira as discussões diretamente no modelo de agenda de projeto para não encher sua caixa de mensagens, criando automaticamente gráficos de Gantt, e use símbolos para rapidamente mostrar o status, prioridade e progresso.

Agenda Mensal de Planejamento de Eventos

Agenda Mensal de Projeto com Gráfico de Gantt

Lista de Jogadores e Agenda Mensal

Modelo de Agenda Mensal de Projeto

A MANEIRA MAIS FÁCIL DE FAZER UMA AGENDA

As nossas vidas estão cada vez mais atarefadas e monitorar todos os acontecimentos pode tornar-se difícil. Entre conciliar a agenda de compromissos, horários marcados, prazos e muito mais, nós podemos usar um lugar central para organizar nossas vidas pessoais e profissionais.

Agendas são importantes para manter tudo organizado.

Você pode fazer muito com uma agenda – pessoas as usam para organizar eventos, marcar limpeza na casa, viajar e fazer turnos. Quando você estiver procurando por uma agenda, escolha um modelo com formatos pré-definidos e recursos que são fáceis de serem editados, assim como com recursos extras de colaboração e compartilhamento, discussões, símbolos e muito mais. Veja como pode ser fácil de fazer uma agenda.

Faça uma agenda no Smartsheet

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