Administração do tempo: 8 dicas para definir prioridades no trabalho!


Você sabe qual é o principal segredo para fazer uma boa administração do tempo no seu trabalho? Definir prioridades!

Mas calma, pois ao contrário do que muitos pensam, não se trata de um bicho de sete cabeças impossível de ser colocado em prática, e sim um exercício diário, simples e muito efetivo.

Para que você consiga fazer disso um hábito, separamos nossas 8 melhores dicas de como fazer isso!

1. Aprenda a diferenciar o que é urgente daquilo que é importante

Esse primeiro passo é crucial na definição de prioridades e hierarquização de tarefas, mas é também aquele em que a maioria das pessoas acaba errando.

E aqui, quanto maior o número de atividades e compromissos, mais fácil se torna cair na armadilha do caos!

Vamos então a uma diferenciação mais simples e didática do que você encontraria em um dicionário:

  • Urgente é tudo aquilo que se não for resolvido imediatamente (ou o quanto antes) tem potencial de causar problemas e se tornar prejudicial à imagem e reputação da marca/empresa;
  • Importante é tudo aquilo com potencial de gerar resultados.

É válido lembrar que as atividades podem se enquadrar em ambas as categorias ou em nenhuma, o que é um grande facilitador na hora de hierarquizá-las!

Se é urgente e muito importante, deve ser feito imediatamente, se é urgente, porém não tão importante, fica em segundo lugar e assim por diante.

2. Estabeleça ao menos uma prioridade no dia anterior

Não importa se é uma tarefa complexa ou simples, mas ir dormir com algo predefinido ajuda a criar uma sensação de estar mais organizado.

Além disso, quando se começa a trabalhar resolvendo essa questão, consolida-se uma espécie de “dever cumprido”, que traz alívio e motivação, ditando um ritmo para o restante do dia.

É essencial não abrir o e-mail, o Facebook ou outras redes de comunicação até ter terminado essa tarefa, pois sempre haverá novas atividades muito importantes ou até urgentes na sua lista de afazeres.

Lembre-se que essa “primeira prioridade” tem um papel primordial no seu nível de produtividade.

3. Organize o restante do seu dia

Terminou sua primeira tarefa? Ótimo! Agora organize o restante das horas, sempre mantendo em mente sua definição de prioridades.

Faça uma lista com tudo o que precisa ser executado naquele dia e procure segui-la.

4. Defina etapas e prazos

Nem tudo pode ser iniciado e terminado no mesmo dia. Por isso, para projetos maiores, é importante trabalhar com etapas e prazos. Para cada fase, você deve estabelecer previamente um deadline.

Isso ajuda a manter um nível de organização muito maior e, ao mesmo tempo, aumenta o foco.

Às vezes, quando temos projetos muito extensos, pensamos demais no resultado final e acabamos nos perdendo no meio do caminho.

5. Foque nos resultados

Trabalhar em prol de objetivos claros é sempre muito mais proveitoso.

Você deve ter em mente as possíveis consequências de cada uma das atividades que executa, a fim de entender que o seu papel está atrelado a expectativas e resultados de extrema relevância.

Isso também ajuda muito a definir suas prioridades — afinal, quanto maior o resultado esperado, maior o nível de importância da tarefa.

6. Procrastine com moderação

Você não é uma máquina e, portanto, há momentos em que seu cérebro não está suficientemente focado para o que precisa desempenhar.

Dedicar cinco ou dez minutos para ver notícias, curiosidades ou uma lista divertida não é pecado e pode inclusive ajudá-lo a relaxar o suficiente para voltar às suas atividades com o fôlego renovado.

Mas tome cuidado para que esses momentos não se tornem os protagonistas do seu dia.

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O ideal, na verdade, é que sua agenda diária já preveja um tempo livre para um pouquinho de procrastinação.

7. Aprenda o poder e importância do não

Você já aprendeu, lá na primeira dica desse texto, a diferenciar o que é urgente do que é importante, agora você pode colocar isso em prática mais uma vez. Dizer não é essencial para se manter atento à sua lista de prioridades.

E não se trata apenas de não acumular mais tarefas, mas também de estabelecer o momento em que cada atividade será feita e, assim, de organizar melhor o seu tempo.

Aqui outro segredo importantíssimo, a primeira pessoa para a qual você deve aprender a negar é você mesmo.

Embora às vezes não pareça, é muito mais simples dizer não aos outros, afinal basta ser educado e, em alguns casos, justificar o motivo da negativa: “estou sem tempo” ou “tenho outra tarefa urgente”.

Quando o não é para nós mesmos, nos achamos no direito de argumentar e tentar reverter a situação: “são só cinco minutos”, “basta trocar a ordem das atividades”, “não seja chato”…

Você sabe ser persuasivo, mas aqui é mais importante ser firme.

8. Por fim, saiba delegar e compartilhar

Mantendo um alto nível de organização diário, é possível evitar que tudo se torne urgente e, consequentemente, que a rotina fique atribulada. Ainda assim, sempre há situações imprevisíveis e dias em que realmente há um maior número de urgências. Saber delegar e compartilhar as responsabilidades é essencial, especialmente nesses momentos.

Uma opção simples e de grande efetividade para organizar todas as atividades é montar um quadro dividido em:

1. Mais urgente e mais importante

2. Mais urgente e menos importante

3. Menos urgente e mais importante

4. Menos urgente e menos importante

A organização das tarefas pode ser feita por você ou entre toda a equipe. A delegação da execução das atividades deve ser feita a otimizar seus recursos, ou seja, escolhas os melhores funcionários para as tarefas mais importantes, assim, você corre menos risco de que isso irá atrasar e gerar problemas futuros. Além disso, é importante conhecer as habilidades e interesses de cada um dos seus funcionários para que você divida as tarefas de maneira a gerar maior produtividade da equipe.

Uma maneira simples de medir a produtividade de seus funcionários é usando ferramentas detimesheet, onde você consegue fazer a gestão do tempo gasto em cada atividade, por cada funcionário, de forma simples e online. Você pode conferir também nosso post sobre 7 ferramentas para tornar sua equipe altamente produtiva, que tal?

 

Colocando em prática essas oito dicas, aos poucos, definir prioridades se tornará algo completamente natural na sua rotina!

 

Eai, gostou desse conteúdo? Acrescentaria mais alguma dica? Comenta aqui pra gente 🙂

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