Práticas contábeis e informatizadas / Aula 8 – Setor Contábil – elaboração do plano de contas


  • Introdução

    Diversos dispositivos legais tratam da obrigatoriedade de elaboração da escrituração contábil regular de todas as empresas, independente de seu porte, de seu enquadramento tributário ou de sua situação fiscal.

    Nos dias atuais, embora a escrituração manual ainda seja permitida, é necessário utilizar um sistema informatizado para realizar a escrituração contábil.

    Sabemos que o ponto de partida da concretização desse processo em uma empresa é o plano de contas: uma importante ferramenta para a elaboração das demonstrações contábeis.

    Nesta aula, vamos estudá-lo.

  • Objetivos

    Reconhecer o módulo Contábil do sistema informatizado;

    Elaborar o cadastro do plano de contas nesse sistema;

    Descrever o Plano de Contas Referencial da Receita Federal.

  • Créditos

    Flavia Teófilo

    Redator

    Luciane Pery

    Designer Instrucional

    Vívian Nunes

    Web Designer

    Rostan Luiz

    Desenvolvedor

Função do setor Contábil

A função do setor Contábil é classificar e escriturar todos os fatos administrativos realizados pelas empresas – entre eles as operações feitas pelos Departamentos Pessoal e Fiscal.

Por meio desses lançamentos, elaboramos as demonstrações contábeis – consideradas de suma importância não só pela exigência legal, mas, principalmente, para a tomada de decisões.

De acordo com a legislação:

Código Civil
“Art. 1.179. O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico.”

Decreto-lei nº 486/1969
“Art. 1º Todo comerciante [Pessoa Jurídica] é obrigado a seguir ordem uniforme de escrituração, mecanizada ou não, utilizando os livros e papéis adequados […].”

Com o passar dos anos, a Contabilidade tem sofrido mudanças significativas não só quanto aos aspectos legais mas também em suas práticas. Afinal, não se admitem mais os antigos métodos de escrituração contábil – aqueles realizados à mão.

Essa evolução advém da própria necessidade do mercado de receber informações cada vez mais íntegras e tempestivas para a tomada de decisões.

De forma progressiva, as empresas lançam mão da tecnologia para auxiliar seus gestores no processo decisório e na elaboração de planos estratégicos. Entre várias alterações, vimos, claramente, a necessidade de utilização dos sistemas informatizados de contabilidade.

Além disso, basicamente, todas as obrigações acessórias das entidades podem ser cumpridas por meio de programas de processamento de dados, que tratam as informações e as remetem ao órgão competente.

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) já é uma realidade e começa a ocorrer em grande escala, levando à substituição gradual do papel pela informação eletrônica, por meio da Escrituração Contábil Digital (ECD) e da Escrituração Fiscal Digital (EFD), com a inclusão do Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real (e-LALUR), por exemplo.

Fortes Contábil

Conecte-se com o Fortes AC e acesse o módulo de Departamento Contábil do sistema. Para isso, siga estes passos:

1. Na janela de logon – selecione o subsistema Setor Contábil;

2. Em Empresa – selecione uma entidade já cadastrada.

Lançamento contábil

Este é o meio pelo qual se processa a escrituração contábil, mediante documentos que comprovem a legitimidade da operação – Notas Fiscais, contratos etc.

Seus elementos essenciais são:

1. Local e data da ocorrência do fato;
2. Conta a ser debitada;
3. Conta a ser creditada;
4. Histórico;
5. Valor.

Vejamos alguns exemplos de lançamentos contábeis…

Exemplo 1 (escrituração manual)

• Local e data → Niterói, 9 de junho de 2016;
• Conta devedora → Veículos;
• Conta credora → Caixa;
• Histórico → NF 1978 da WF Comercial Ltda. referente a um automóvel da marca WBF (ano 2016)
• Valor = R$ 100.000,00.

Exemplo 2 (sistema informatizado)

Observe que os cinco elementos essenciais estão presentes em ambos os exemplos, mas, no lançamento do sistema informatizado de contabilidade, utilizamos um código numérico no lugar da descrição das contas devedora e credora.

Esse código faz parte do que chamamos de plano de contas.

Exemplo

1.01.01.01 Caixa

De acordo com o Conselho Federal de Contabilidade, em sua resolução CFC nº 1.418/2012:

“O Plano de Contas, mesmo que simplificado, deve ser elaborado considerando-se as especificidades e natureza das operações realizadas, bem como deve contemplar as necessidades de controle de informações no que se refere aos aspectos fiscais e gerenciais”.

Esse plano de contas deve conter, no mínimo, 4 quatro níveis:

• 1º dígito – grupo do sistema patrimonial ou de resultado; ATIVO
• 2º dígito – grupo do sistema a que pertence; ATIVO CIRCULANTE
• 3º dígito – subgrupo; DISPONIBILIDADES
• 4º dígito – conta principal. CONTAS – ANALITICO

Assim, teríamos:

1. Ativo                                      →      Nível 1 – conta sintética

1.01 Ativo Circulante              →      Nível 2 – conta sintética

1.01.01 Disponibilidades       →      Nível 3 – conta sintética

1.01.01.01 Caixa                     →      Nível 4 – conta analítica

1.01.01.02 Banco A                →      Nível 4 – conta analítica

Classificação das contas

As contas contábeis dividem-se em dois grandes grupos:

Contas Patrimoniais (ativo, passivo, patrimônio liquido)

Contas de Resultado (receitas, custos, despesas)

As contas do ativo e do passivo, por sua vez, são subdivididas da seguinte forma:

 

ATIVO

ATIVO CIRCULANTE

ATIVO NAO CIRCULANTE

PASSIVO

PASSIVO CIRCULANTE

PASSIVO NAO CIRCULANTE

PL – PATRIMONIO LIQUIDO

Cada empresa deve elaborar seu próprio plano de contas, de acordo com seu porte, seu ramo de atividade e suas particularidades.

Para ilustrar, na elaboração do plano de contas de uma empresa comercial, há apenas o estoque de mercadorias para revenda.

Já em uma empresa industrial, o plano de contas deve apresentar:

• Estoques de matéria-prima;
• Produtos em elaboração;
• Produtos acabados.

Por mais que exista uma padronização estrutural dos planos de contas dentro de grupos de empresas da mesma atividade, há planos distintos em cada uma delas.

As indústrias, por exemplo, podem conter planos de contas com alguma semelhança em termos de estrutura, mas, quando comparados, verificamos que tais planos são diferentes entre si em muitos aspectos.

Basicamente, o que determina a maior ou menor quantidade de dados em um plano de contas é a necessidade de informação de seus usuários.

Plano de Contas (Fortes Contábil)

Nesta ferramenta, é possível cadastrar o plano de contas que contém todas aquelas utilizadas nos lançamentos, obedecendo à hierarquia das contas mais sintéticas para as analíticas.

Para isso, clique no menu Cadastros e selecione a opção Plano de Contas. Logo, aparecerá a seguinte tela:

Já para criar uma nova conta no plano de contas (Plano de Contas [inclusão]), basta clicar em Novo. Logo, abrirá este submenu:

Preencha seus campos da seguinte forma:

Plano de Contas Referencial

Vimos que cada empresa adota seu plano de contas de acordo com suas necessidades.

Com a finalidade de padronizar em um único modelo os vários planos de contas utilizados pelas empresas no Brasil, a Receita Federal criou, por meio do SPED, um plano de contas padrão: Plano de Contas Referencial.

Assim, ao receber os dados pelas empresas com base na ECD e na ECF, a Receita Federal poderá ter acesso às informações contábeis e fiscais dentro de um mesmo padrão.

O Plano de Contas Referencial tem como objetivo estabelecer uma relação (DE > PARA) entre as contas analíticas do plano de contas da empresa e um modelo.

Na verdade, a Receita Federal instituiu Planos de Contas Referenciais segregados, de acordo com o tipo de entidade – Pessoas Jurídicas em geral, instituições financeiras ou entidades imunes/isentas – e com o regime de tributação.

Para facilitar o entendimento, veja, a seguir, alguns exemplos de relacionamentos de contas:

1. Conta do plano de contas da empresa e conta do plano referencial

Observe que este é o caso mais simples, em que há apenas uma conta da empresa relacionada com uma conta da Receita Federal.

2. Várias contas do plano de contas da empresa e conta do plano referencial

Neste caso, há mais de uma conta do plano empresarial relacionada com apenas uma conta do plano referencial. Essa situação também é bastante comum, uma vez que o Plano de Contas Referencial da RFB apresenta menor detalhamento de contas.

Exercícios

1. Com o passar dos anos, a contabilidade tem sofrido mudanças significativas, não só quanto aos aspectos legais, mas também em suas práticas. Em relação a Escrituração Contábil podemos dizer que:

De acordo com o Código Civil as micro empresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) estão dispensadas da escrituração contábil, pois para empresas deste porte não há necessidade de informação contábil.

Por não existirem dispositivos legais que determinem a obrigatoriedade de elaboração da escrituração contábil, esta se torna facultativa por parte das empresas independente do porte, enquadramento tributário ou situação fiscal.

A obrigatoriedade de escrituração contábil regular irá depender do porte, enquadramento tributário ou situação fiscal da entidade, uma vez que o objetivo da escrituração é apenas atender ao Fisco.

O Sped – Sistema Público de Escrituração Digital já é uma realidade e começa a ocorrer em grande escala, levando à substituição gradual do papel pela informação eletrônica.

Apesar da necessidade do mercado em receber informações cada vez mais integras e tempestivas para a tomada de decisões, a contabilidade nos dias atuais, não carece de sistemas informatizados para atender a essa demanda dos seus usuários.

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2. O Lançamento é o meio pelo qual se processa a escrituração contábil, mediante documentos que comprovem a legitimidade da operação. São elementos essenciais para realização do lançamento contábil:

Data, Conta Devedora, Conta Credora, Histórico e Valor.

Apenas a Data, Conta Devedora e Conta Credora.

Data, Conta Devedora, Conta Credora, Histórico, Valor em moeda nacional e Valor em moeda estrangeira.

Data, Conta Devedora, Conta Credora, Valor em moeda nacional e Valor em moeda estrangeira.

Apenas Conta Devedora, Conta Credora e Valor.

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3. Todos os acontecimentos que fazem parte do dia a dia da empresa são registrados pela contabilidade por meio de contas. Observe o trecho da estrutura de um plano de contas com 5 níveis e responda:

1 Ativo
1.01 Ativo Circulante
1.01.01 Caixa e Equivalentes de Caixa
1.01.01.01 Caixa Geral
1.01.01.01.01 Caixa

São contas sintéticas e, portanto não recebem lançamentos:

Ativo / Ativo Circulante / Caixa e Equivalentes de Caixa / Caixa

Ativo / Ativo Circulante / Caixa e Equivalentes de Caixa / Caixa Geral

Ativo Circulante / Caixa e Equivalentes de Caixa / Caixa Geral / Caixa

Caixa e Equivalentes de Caixa / Caixa Geral / Caixa

Caixa Geral / Caixa

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4. Todos os acontecimentos que fazem parte do dia a dia da empresa são registrados pela contabilidade por meio de contas. Observe o trecho da estrutura de um plano de contas com 5 níveis e responda:

1 Ativo
1.01 Ativo Circulante
1.01.01 Caixa e Equivalentes de Caixa
1.01.01.01 Caixa Geral
1.01.01.01.01 Caixa

Apenas as contas analíticas recebem lançamentos. De acordo com o trecho do plano de contas acima a conta analítica é a conta:

do Nível 1: Ativo

do Nível 2: Ativo Circulante

do Nível 3: Caixa e Equivalentes de Caixa

do Nível 4: Caixa Geral

do Nível 5: Caixa

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5. As contas de um plano de contas devem ser agrupadas de acordo com a estrutura estabelecida pela Lei 6.404/1976 e pelo Comitê de Pronunciamentos Contábeis (CPC). Assinale a afirmativa correta quanto à classificação das contas do plano de contas conforme essas normas:

As contas patrimoniais atenderão a estrutura do Balanço Patrimonial, sendo assim os códigos de classificação das contas do Ativo iniciarão com o número 2.

As contas patrimoniais atenderão a estrutura do Balanço Patrimonial, sendo assim os códigos de classificação das contas do Passivo iniciarão com o número 1.

Atendendo a estrutura do Balanço Patrimonial as contas do Ativo serão divididas em dois grupos: Ativo Circulante com o código de classificação 1.01 e Ativo Não-Circulante com o código de classificação 1.02.

Atendendo a estrutura do Balanço Patrimonial as contas do Passivo serão divididas em três grupos: Passivo Circulante com o código de classificação 1.01, Passivo Não-Circulante com o código de classificação 1.02 e Patrimônio Líquido com o código de classificação 1.03.

Visando atender as necessidades de controle de informações no que se refere aos aspectos fiscais e gerenciais o plano de contas deverá conter no mínimo 3(três) níveis.

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Referências desta aula

  • FORTES – Tecnologia em Sistemas. Programa de Apoio ao Estudante e à Iniciação Profissional (PAE). Disponível em: http://www.fortestecnologia.com.br/pae. Acesso em: 19 dez. 2016.
  • IUDÍCIBUS, S. de; MARION, J. C. Contabilidade Comercial: atualizado conforme lei nº 11.638/07 e lei nº 11.941/09. 9. ed. São Paulo: Atlas, 2010.
  • MARTINS, E.; GELBCKE, E. R.; IUDÍCIBUS, S. de. Manual de Contabilidade Societária – aplicável a todas as sociedades. São Paulo: Atlas, 2013.
  • SANTOS, J. L. dos. et al. Manual de práticas contábeis: aspectos societários e tributários. São Paulo: Atlas, 2015.
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