O que é Escritório Virtual?


Para entender o que é escritório virtual, precisamos primeiro entender o que significa a palavra virtual.

A definição usual desta palavra remete à coisas que não existem no plano material. Como exemplo, podemos usar algumas expressões: Relacionamento virtual é o relacionamento em que não há convivência física entre as pessoas. Linha de telefone virtual é aquela que não possui cabo, pois as ligações são realizadas por meio de uma conexão com a internet. Sendo assim, podemos concluir que quando definimos algo como sendo virtual é porque ele não tem forma, cor ou textura, mas pode existir e ser real para as pessoas. O fato é que a palavra virtual tornou-se sinônimo para varias ações, que geralmente ligam o mundo digital (internet) com o mundo real.

O escritório virtual é um serviço oferecido que constitui, em sua maioria, no atendimento telefônico personalizado com o nome da empresa da pessoa, o gerenciamento das correspondências e o uso do endereço comercial. Algumas empresas oferecem esses serviços separadamente ou em conjunto. A empresa que oferece esse tipo de serviço (assim como a CWK) possui uma estrutura operacional montada de no mínimo uma recepcionista, uma telefonista, sala de reunião, salas privativas ou compartilhadas e serviços de motoboy. Quando um novo cliente contrata os serviços, um número de telefone fixo é gerado única e exclusivamente para ele.

Quando se contrata um escritório virtual é porque o profissional não tem a necessidade de estar fisicamente no local de trabalho todos os dias. Ele geralmente trabalha de casa, locado em clientes ou viajando entre cidades e somente utiliza o escritório quando precisa fazer uma reunião ou buscar alguma correspondência ou encomenda.

Nesse último ano, muitas empresas têm surgido com o rótulo de “escritório virtual” e até se filiado a Ancnev (www.ancnev.com.br), que é associação de escritórios virtuais aqui no Brasil. No entanto, é importante analisar como esses serviços são oferecidos, pois nem sempre a sofisticação do ambiente retrata o que está por trás da estrutura. Ou seja, recepcionistas treinadas, sistema de telefonia eficiente e equipamentos da sala de reunião são alguns exemplos que podem fazer de um escritório virtual bom ou ruim.

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