9 passos para montar o seu escritório virtual


Os escritórios virtuais estão cada vez mais na moda e os motivos para que isso aconteça são vários. Maior mobilidade, menos custos e a fácil distribuição de tarefas são apenas algumas das principais vantagens em trabalhar num escritório virtual.

Ao longo dos últimos anos, tenho desenvolvido algumas estratégias que me têm permitido ter um escritório cada vez mais virtual. Isso tem sido benéfico, não só para o meu negócio, mas também para a minha produtividade, visto que um escritório virtual acaba por dar uma maior disponibilidade para trabalhar onde me sinto mais confortável.

Apesar de ter mudado do Home Office para o escritório ao longo dos últimos meses, tal como explica neste artigo, a verdade é que em muitas ocasiões gosto de trabalhar num café ou em outro local que não seja o escritório (especialmente em dias de maior calor…), e por isso continuo fiel à minha estratégia de manter tudo o mais virtual possível.

O que é um escritório virtual?

Para quem não sabe, o escritório virtual é a “migração” do seu escritório físico para um ambiente virtual. Ao invés de ter arquivos com pagamentos de clientes, contratos ou estar pessoalmente com a sua equipe, no escritório virtual você tem tudo isso na “nuvem”,  o que permite que você acesse a esses arquivos ou contate com essas pessoas em qualquer local do mundo. Para isso, você apenas necessita de fazer o login na sua conta! Serviços como o Google Drive, Dropbox ou o Evernote são os melhores exemplos de projetos que são possíveis de serem acessados em qualquer local do mundo.

Ao longo deste artigo, vou compartilhar com você algumas das estratégias que me têm ajudado a ter um escritório móvel. Se você tiver alguma dica sobre este tema, não hesite em deixar um comentário no final do artigo.

1. Faça o levantamento de todas as suas dependências físicas

Antes de pensar em ter um escritório virtual, você necessita de pensar em todos os pormenores físicos que você necessita para trabalhar. Pormenores como umlocal para guardar documentos, telefone, um endereço para receber correspondência ou até mesmo um escritório para receber clientes são opções que você conseguirá transferir para um escritório virtual, como vamos ver nas próximas linhas.

Já uma impressora, por exemplo, será um acessório que você não pode levar para todo o lado e por isso é necessário que encontre uma solução para quando necessitar de utilizá-la.

Fazer esse levantamento é bem simples: pegue num bloco de notas e faça uma lista com todo o material indispensável para você trabalhar no dia-a-dia. Agora espere até ler as próximas linhas e conferir se nós temos alguma solução para substituir esse material.

2. Pense nos possíveis locais para onde vai trabalhar

Agora que você já fez o levantamento de tudo, chegou o momento de conferir os locais para onde você pode trabalhar com o seu escritório virtual. As opções mais comuns são estas:

  • Empresas que alugam escritórios virtuais: Existem várias empresas que alugam escritórios virtuais. Esta opção apresenta algumas vantagens, tais como a possibilidade de ter uma secretária, um telefone fixo ou um local para receber os seus clientes. Porém, tem sempre a questão do custo, pois estes escritórios virtuais representam um valor fixo. Esta opção não é aconselhável caso o seu objetivo com o escritório virtual seja reduzir custos.
  • Cowork: Alguns freelancers preferem ter um local reservado num cowork para trabalharem de vez em quando. Não é incomum ver freelas que trabalham num Home Office e num Cowork alternadamente. Apesar de representar um custo mais baixo, ter um lugar reservado num Cowork continua a representar um custo fixo. Se quiser saber mais sobre este tema, leia este e este texto.
  • Cafés: Os cafés são excelentes locais de trabalho, com a grande vantagem de que você pode ter várias opções disponíveis. Se não quiser trabalhar num café poderá ir para o outro, tornando o seu dia-a-dia bem menos monótono. Uma boa internet, conforto e ser um local com pouco barulho são questões importantes na hora de escolher um café para trabalhar.
  • Biblioteca: Se você gosta de locais mais silenciosos, então as bibliotecas são uma boa escolha. Normalmente, as bibliotecas têm uma internet com qualidade e são um ambiente bastante confortável. Porém, elas apresentam algumas desvantagens. A primeira é que você não poderá receber os seus clientes lá. A segunda grande desvantagem é que atender o celular ou fazer ligações pelo Skype também não é algo possível, pois pode incomodar os outros utilizadores da biblioteca.

3. Atenção ao material físico…

Apesar do nosso foco aqui ser o escritório virtual, você vai sempre necessitar de algum material físico para trabalhar. É importante que não se esqueça do básico como o carregador para o seu computador, uma garrafa de água ou uns fones de ouvido para escutar música durante o trabalho. Logo abaixo, fica a imagem do que eu normalmente levo quando não estou no meu escritório físico:

material para escritorio virtual

4. Aplicativos para organizar os seus documentos

Agora que já falamos sobre os conceitos básicos, chegou o momento de falarmos sobre a organização do seu trabalho.

O primeiro cuidado que você deve ter é com a organização de documentos. Atualmente, acredito que existem poucas ferramentas no mercado que sejam tão poderosas como o Google Drive. Com o seu serviço baseado na nuvem, o Google Drive fornece uma opção gratuita e extremamente intuitiva para se trabalhar.

Com ela é muito fácil guardar arquivos, compartilhar esses arquivos com clientes e ter ferramentas como o Word, Excel ou Power Point num único local, podendo acessar a partir de qualquer computador. Basta fazer o login e pode encontrar a toda a informação. Mesmo que você não tenha conexão à internet, pode usar a Google Drive em modo offline no seu ambiente de trabalho!

A imagem abaixo é como organizo a estrutura do meu Google Drive.

Exemplo de organização na Google Drive

Veja como é possível dividir em várias pastas, cores, etc. Para cada cliente, por exemplo, eu crio uma pasta com todas as informações e ao mesmo tempo compartilho as informações com esse meu cliente.

Além disso, tenho também pastas para os pormenores pessoais tais como arquivos importantes ou planilhas para gestão financeira da minha vida pessoal. Fica tudo online e acessível em qualquer local!

Se quiser saber mais sobre o Google Drive, aconselho que leia este artigo: 14 truques e segredos do Google Drive

5. Automatize as suas propostas

A Google Drive também acaba por trazer uma grande vantagem na organização de arquivos importantes tais como propostas de contratosmodelos de briefing, planilhas para gestão de custos, entre outros.

Ao invés de andar com papéis atrás de você o tempo todo, experimente ter um modelo “base”, que fica guardado na Drive e depois rescreva ele conforme as necessidades do seu cliente.

Outra grande vantagem de ter os seus arquivos importantes por lá, é que você pode compartilhar eles com os seus clientes. Desta forma, o cliente recebe em poucos minutos a sua proposta. Por norma, demoro menos de 24 horas a enviar propostas aos meus clientes. Se fosse rescrever tudo, imprimir, entregar para a proposta por email, etc, certamente demoraria vários dias! Além de correr o risco do email ir parar ao Spam!

Lembre-se, tal como explicamos neste artigo: responder mais rapidamente aos seus clientes aumenta as suas chances de fechar um projeto com ele!

6. Organização financeira na nuvem

Outra grande fonte de papelada no seu escritório é a sua gestão financeira. Felizmente, hoje em dia já existem apps que permitem que a organização financeira seja feita completamente online. Confira aqui algumas dessas apps:

  • WaveUma das principais novidades do mercado em 2014. A Wave permite que você insira todas as suas entradas e saídas de dinheiro do seu negócio, controle recibos e ainda organize as suas finanças pessoais. A app já trabalha com alguns bancos brasileiros, fazendo a integração direta das suas entradas e saídas de dinheiro.
  • OrganizzeTalvez o site brasileiro mais conhecido quando o assunto é gestão financeira. O Organizze é um site que permite a organização financeira pessoal e profissional. Ele gera relatórios financeiros, define metas e controla os seus gastos com cartão de crédito. Além disso, está 100% em português!
  • Conta AzulMais vocacionada para a gestão empresarial, a Conta Azul é responsável por 260 mil empresas no Brasil. Tem planos que começam nos 29 reais. Só deve ser equacionada no caso do seu negócio estar numa fase mais avançada.
  • ZeropaperCompletamente grátis, o Zero Paper é outra opção bastante interessante. Com ela, você vai controlar todas as despesas da sua empresa, comparar as receitas com meses anteriores e ainda ter relatórios personalizados com os seus resultados.

7. Faça o tracking do seu trabalho

Já expliquei anteriormente, na Escola Freelancer, que fazer o tracking do seu trabalho é fundamental. Enquanto freelancer, é necessário que você saiba quanto tempo está gastando com cada cliente. Para fazer essa mensuração, a melhor opção é usar um algum aplicativo. Confira aqui algumas das melhores opções:

  • PaymoJá escrevi imensas vezes sobre ela na Escola Freelancer e continuarei a escrever pois adoro esta app! O Paymo permite que você ative um cronômetro e conte o tempo que está gastando com cada cliente. Além disso, permite que crie invoices e defina o seu valor por hora.
  • FreshBooksO Fresh Books conta com todas as funcionalidades que um sistema de faturação necessita: permite enviar cobranças, saber a situação de cada cliente e dar baixa de pagamentos. O site conta também com uma versão grátis, que pode ser criada em poucos minutos
  • BallparkSe fazer ofertas para clientes, criar faturas ou mesmo controlar o tempo no seu trabalho são um problema para si, então conheça o Ballpark, uma excelente ferramenta que vai ajudá-lo a conseguir ser mais eficiente com os seus clientes.
  • PowerLancerO PowerLancer tem muitas funcionalidades interessantes. Além de fazer o tracking do seu trabalho, a app também permite a gestão de clientes, gestão financeira e organização de tarefas.
  • House of WorkA House of Work é um projeto 100% brasileiro e inteiramente grátis para freelancers. Esta ferramenta tem como objetivo principal organizar os seus projetos e ajudá-los a perceber os custos (e o tempo) investido em cada projeto.

8. Gestão do trabalho em equipe

Ter um escritório virtual também permite que você trabalhe em equipe sem estar constantemente a encontrar-se pessoalmente com outras pessoas. No fundo, o que você necessita é de uma app que permita essa integração.

Atualmente, o aplicativo que mais recomendo é o Flow. É com ele que delego tarefas à minha equipe e não tenho motivos para usar outra opção.

Outra opção para gestão de equipes é o Basecamp. Logo abaixo, compartilho o vídeo do criador desta ferramenta, que conta como um grupo de pessoas, vivendo em países diferentes, conseguiram criar uma das melhores apps do mercado. Se você tiver dificuldades com o inglês, poderá ativar as legendas em português.

http://embed.ted.com/talks/jason_fried_why_work_doesn_t_happen_at_work.html

9. Mantenha-se em contato

Manter-se em contato com os seus clientes também é fundamental. Para isso, nada melhor que o Skype! É sem dúvida alguma a melhor escolha, além de ser completamente grátis.

Uma das grandes vantagens desta app é que você pode comprar créditos e a partir daí ligar para os seus clientes. Recentemente, o Skype até tornou grátis a opção de falar com várias pessoas ao mesmo tempo, podendo reunir-se assim com a equipe dos seus clientes sem qualquer custo.

Se quiser saber mais sobre o Skype, aconselho que leia este artigo: O guia completo para quem quer começar com o Skype

Mas se você não gosta do Skype para reuniões, ainda existe o Google Hangouts. Esta ferramenta do Google permite que você faça ligações com um máximo de dez pessoas em simultâneo. Na minha opinião, um dos seus pontos fortes é a qualidade das ligações. Raramente tive problemas com as ligações por Hangout. Já com o Skype não posso dizer o mesmo…

Bônus

Conforme os leitores do artigo forem deixando sugestões de aplicativos, vamos inserindo aqui algumas apps sugeridas por eles. Confira aqui a lista:

  • Evernote: para guardar todas as suas notas
  • Dropbox: alternativa ao Google Drive
  • IFTTT: excelente para automatizar tarefas
  • Spotify: para escutar música enquanto trabalha

Conclusão

Trabalhar num escritório virtual é uma opção que traz vantagens e desvantagens, mas acredito que com as dicas que partilhei com você, o seu sucesso em montar um escritório virtual estará mais próximo!

E agora, pergunto a você:

  • Já tentou trabalhar sem ter um local fixo?
  • Quais foram as dificuldades que encontrou?

Abraço,

Luciano Larrossa

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