A Geometria da Boa Reunião


Pomba Mundo
Regras Básicas Para Um Uso Eficaz do Tempo
Carlos Cardoso Aveline
A Geometria da Boa Reunião com mold
Há pelo menos quatro motivos pelos quais as reuniões são fatores decisivos na vida de quase todo cidadão.
Em primeiro lugar, grande parte do nosso tempo é gasto nelas e, naturalmente, este tempo deve ser bem empregado. Em segundo lugar, nas reuniões ocorrem fatos e são tomadas decisões que afetam radicalmente a nossa vida, tanto no plano profissional como na dimensão pessoal ou espiritual. Estas decisões devem ser corretas.
O terceiro ponto é que as reuniões são momentos importantes para todos os grupos e instituições de que participamos, desde o sindicato ou cooperativa até a associação de moradores, a entidade ecológica ou grupo teosófico. E mesmo a família. O que acontece nas reuniões determina a vitória ou não dos nossos esforços coletivos, em qualquer frente de atuação.
Em quarto lugar, as reuniões são laboratórios de relações humanas. Nelas ocorrem amizades e parcerias fundamentais, e podemos superar dificuldades no nosso relacionamento com as pessoas. Por tudo isso, vale a pena quebrar a rotina mental para examinar de perto a questão de como fazer reuniões mais eficazes, de modo que não haja perdas desnecessárias de tempo ou energia, e todos possam interagir corretamente.
Como Trabalhar Produtivamente
O sábio grego Pitágoras foi um dos primeiros a ensinar que a Geometria, como ciência, não está presa ao plano físico. Há uma geometria que estuda as proporções de ideias e pensamentos. E há também uma geometria que visa compreender e harmonizar o fluxo das energias mentais e emocionais em uma reunião de lutadores sociais ou buscadores da verdade. O objetivo desta ciência é que – havendo paz, ordem e liberdade nos planos concretos – a energia dos planos superiores da consciência humana possa manifestar-se livremente.
Daí a importância de adotar regras de jogo claras que assegurem a proporção entre as coisas que ocorrem durante uma reunião. É relativamente fácil elevar bastante o nível de consciência de um grupo de pessoas durante uma reunião de estudos; especialmente quando todos conseguem deixar de lado seuseus pessoais. Nem sempre é fácil manter a mesma harmonia quando o grupo faz uma reunião administrativa, discutindo coisas como a escolha de dirigentes, o rumo do movimento e o destino de bens materiais – decisões que implicam um manejo claro, transparente e leal de questões de poder. Este é, às vezes, um teste dramático para as nossas teorias sobre justiça social ou fraternidade universal. Então nem sempre é fácil ouvir respeitosamente o outro e desviar o olhar dos seus erros para corrigir os nossos próprios defeitos, como recomenda, por exemplo, um grande instrutor espiritual no livro “Cartas dos Mestres de Sabedoria” [1].
A adoção de algumas regras simples pode eliminar desarmonias desnecessárias. Grande parte das aparentes divergências entre os seres humanos se deve à falta de esclarecimento das suas ideias através de um diálogo honesto e franco. Devemos desarticular com calma e determinação quaisquer sistemas estabelecidos de divergências ou incompatibilidades, através do exercício da fraternidade, da impessoalidade e do discernimento. Isso nem sempre é fácil. Há, inclusive, certo tipo de liderança que prolifera quando não há transparência, e sim manipulação, nos grupos humanos. Neste caso, a adoção de regras claras de jogo requer uma mudança profunda no estilo de administração das decisões comuns e das energias do grupo.
A seguir, enumero e comento em ordem alfabética 47 ideias-chave sobre a dinâmica das reuniões de trabalho. Não se trata de algum manual dogmático a ser obedecido mecanicamente. Nem todos os itens precisam ser colocados em prática o tempo todo e em qualquer reunião. Num grupo pequeno, ou em momentos harmônicos, não há necessidade de lista de inscrições, por exemplo. Mas toda reunião é um processo vivo. De repente surge uma polêmica, todos querem falar ao mesmo tempo, o tempo fica curto e a ansiedade se espalha: então a geometria da boa reunião passa a ser uma arte indispensável para preservar a lucidez coletiva. Outras reuniões, mais numerosas ou sobre temas mais complexos, já devem começar com um coordenador usando os melhores recursos.
O conhecimento amplo das técnicas da reunião eficaz é útil mesmo quando não é necessário usá-las ostensivamente. Saber das alternativas possíveis dá segurança e tranquilidade. Assim, cada um dos itens tem seu valor potencial em qualquer reunião – mesmo a mais simples e pacífica.
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1. Administração do Tempo. Todos os integrantes da reunião devem ser coadministradores conscientes do tempo comum. É aconselhável saber quanto durará a reunião, e como se distribuirá o tempo entre os vários assuntos da pauta. O tempo pode até ser remanejado, eliminando-se um ponto de pauta, ou dois, para discutir melhor um assunto. Mas esta decisão deve ser tomada conscientemente, para que não haja depois sentimentos de frustração.
2. Agenda ou Pauta. No começo da reunião, a pauta ou agenda deve ser lida, abrindo-se inscrições de temas rápidos para um item final, “outros assuntos”. A abertura é um bom momento para calcular a duração da reunião e fazer uma previsão inicial do tempo dado a cada item. Durante a reunião, o grupo deve ter sempre claro qual é o item em discussão em cada momento. É recomendável manter plena atenção.
3. Apartes. Ninguém deve interromper o outro por um ato impensado e impulsivo. Pode, porém, pedir um aparte para acrescentar algo, ou para lembrar um ponto importante. Por uma questão de ética, um aparte não deve ser frontalmente contrário à ideia que está sendo exposta. Para isto existe a inscrição. O aparte deve ser breve. De preferência menos de um minuto. E quem pede o aparte deve aceitar com tranquilidade que ele seja concedido ou negado por quem está falando.
4. Ata. Quando são tomadas decisões, deve haver uma ata, que será feita por alguém designado para esta função pelo grupo ou pelo coordenador. A ata pode descrever tudo que é dito, ou, mais simplesmente, relatar apenas as decisões tomadas, para evitar excesso de trabalho. Pode-se pedir que algo em particular seja transcrito na ata, quando houver motivo forte para isto, do ponto de vista do solicitante. É boa prática começar uma reunião administrativa com a leitura da ata da reunião anterior, ou pelo menos do que se decidiu nela, para que se tenha uma consciência histórica das decisões tomadas e de sua execução prática. Memória coletiva é importante. Quando há um nível maior de formalidade, a ata da reunião anterior deve ser discutida, emendada e aprovada pelos presentes.
5. Bom Humor. Contentamento e bom humor são características de um trabalho coletivo bem encaminhado. O humor nunca deve servir para atacar alguém, nem mesmo “de brincadeira”.  O subconsciente não distingue o ataque “de brincadeira” do ataque sério. Um clima de descontração moderada e positiva relaxa os espíritos, torna a reunião interessante e faz o trabalho em grupo render mais. O bom humor deve expressar a alegria de trabalhar pelo bem em companhia de gente sincera.
6. Bom Senso. Certa vez uma garota perguntou a Helena Blavatsky qual era a coisa mais importante para o trabalho espiritual. “Bom senso”, respondeu Blavatsky. De fato, ter os pés bem plantados no chão nos permite erguer melhor nosso pensamento em direção à consciência divina. O bom senso nos permite colocar as coisas na devida proporção, olhando os fatos de modo claro e desapaixonado.
7. Consenso. Nos seus primeiros anos, o grupo ecologista Greenpeace seguia a tradição de indígenas norte-americanos e só tomava decisões por consenso. As reuniões podiam durar 15 horas ou mais. Mas as resoluções eram aprovadas por todo o grupo e não por sua maioria. O consenso em torno das coisas básicas mantém unido um grupo de trabalhadores. É uma unanimidade virtual. Muitas vezes ele fica implícito. Em uma reunião, as decisões devem ser tomadas por consenso ou maioria folgada, com aprovação no mínimo de dois terços dos presentes. Quando o consenso não for possível, deve-se assegurar que há uma atitude respeitosa e fraterna em relação às posições rejeitadas. O coordenador tem responsabilidade pessoal nisto.
8. Conversa Paralela. Quando duas ou mais pessoas cochicham enquanto a reunião prossegue, rompe-se a unidade do grupo. A atenção de todos é perturbada. A egrégora do grupo é momentaneamente fragmentada. Esta é uma clara falta de respeito e não deve ser tolerada. Se surgir uma conversa paralela em reunião com menos de 30 pessoas, o coordenador deve interromper a reunião até que haja a devida atenção de todos. Permiti-la seria um precedente perigoso.
9. Coordenador. O coordenador deve sacrificar suas posições pessoais em função das decisões do grupo. Deve mostrar impessoalidade e grandeza de espírito, preocupando-se mais com a eficácia da reunião do que com a “vitória” ou predominância da sua visão das coisas. Por isto, é correto selecionar um coordenador que esteja alheio a alguma questão especialmente polêmica ou que saiba posicionar-se de modo equidistante e equilibrado, produzindo bom senso, harmonia e clareza entre os presentes.
10. Coordenador-adjunto. O coordenador-adjunto, usualmente convidado para a função pelo coordenador da reunião, pode ser muito útil ao manter atualizada a lista de inscrições. Coordenar uma reunião, quando os temas são complexos e os trabalhos se dão em vários níveis de consciência ao mesmo tempo, é tarefa para uma equipe. Todos devem ajudar. O coordenador só trabalha bem quando todo o grupo compreende e participa do seu trabalho. O coordenador-adjunto cumpre uma tarefa importante neste contexto, porque auxilia o coordenador especialmente no plano mental concreto.
11. Crítica. Deve ser evitada. Pode envenenar facilmente a aura do local ou egrégora do grupo. Quando inevitável, deve ser endereçada sempre à atitude de alguém, não à pessoa. Não há pessoas erradas, mas pessoas que têm, em determinado momento, uma atitude errada. A personalização das críticas gera um mal-estar que afasta da reunião as energias superiores e atrai elementos destrutivos. Nunca se deve mencionar o lado negativo de algo sem lembrar, ao mesmo tempo, o seu lado positivo. É sempre melhor usar o poder do pensamento inspirador. A visão crítica é importante. Ver erros, no entanto, é bem diferente de ficar pensando ou – o que é ainda mais grave – falando neles. É bom pensar no aspecto positivo dos outros, até porque há uma lei inevitável segundo a qual nos transformamos naquilo em que pensamos.
12. Data e Local da Reunião. Devem ser anunciados a tempo e repetidamente. Há vantagens em que a reunião seja feita com certa regularidade cíclica – semanal, mensal, bimestral, etc. – e no mesmo local ou em um número limitado de locais. Tudo na vida tem um ritmo, e é válido usar este fato a nosso favor. Através da constância e da regularidade, reúne-se magnetismo.
13. Declaração de Voto. Durante a votação, se ela for nominal (um a um sendo chamado pelo nome), ou logo após a votação, se ela for pelo método de braços erguidos, qualquer votante tem direito de fazer uma declaração de voto para explicar por que votou deste ou daquele modo.
14. Democratização da Fala. Em reuniões de até 15 ou 20 pessoas,  deve ser estimulada a participação de todos. É frequente a fala ser monopolizada por poucas pessoas. Para evitar esta tendência, uma prática recomendável é estabelecer que quem vai falar pela primeira vez na reunião tem preferência e não espera sua vez na lista de inscritos, se todos os outros inscritos já tiverem falado antes. Esta medida estimula a participação daquelas pessoas que são menos ansiosas ou ávidas por serem ouvidas, e que muitas vezes têm contribuições importantes a fazer. Por outro lado, a democratização da fala não é um valor absoluto. Uma pessoa menos experiente deve falar, mas falar com concisão. A função do coordenador é manter ao mesmo tempo a democracia da fala e o bom rumo da reunião.
15. Democratização da Informação. Há uma quantidade básica de informação que todos devem ter para compreenderem a marcha da reunião. As pessoas devem apresentar-se, se não conhecem umas às outras. E um histórico mínimo do ponto a ser discutido é frequentemente recomendável. Decisões sólidas só são tomadas quando todos estão razoavelmente bem informados. Tudo isto deve ser feito sem desperdício de tempo.
16. “Diálogo”. O “diálogo” ocorre quando duas pessoas polarizam indevidamente a reunião, interrompendo-se e respondendo uma à outra em uma sequência interminável que prejudica a ordem dos trabalhos. O “diálogo” acontece quando a ansiedade sobe a níveis indesejáveis. É importante saber esperar. O debatedor deve praticar a tolerância, fazer sua inscrição e esperar o momento certo de falar.
17. Discordância pessoal. Não há nenhuma ética que nos obrigue a realimentar desavenças ou a permitir a existência de sistemas estáveis de produção de rancor. Ao contrário, nosso compromisso com a solidariedade é muito prático. A proposta de uma civilização fraterna não pode viver só de discursos. Cada dia da nossa vida pode ser algo completo, que não deixa desarmonias para o dia seguinte.
18. Duração da Reunião. Deve haver um intervalo a cada 80 ou 90 minutos, para que as pessoas possam relaxar e movimentar um pouco o corpo físico. Um dos mecanismos para diminuir os efeitos tensionantes de uma reunião longa é coordenar exercícios de ginástica simples, durante um minuto, antes do intervalo para chá ou café. Um corpo físico relaxado, com os fluxos energéticos adequados, é um fator importante para um bom desempenho. A duração da reunião depende em parte do trabalho preparatório. Quando se levam ideias claras e pré-discutidas para uma reunião, as decisões são mais fáceis. As questões mais difíceis podem ser encaminhadas informalmente antes, preparando-se um acordo e uma proposta de consenso que permita ganhar tempo.
19. Egrégora. Palavra que se tornou popular entre os espiritualistas, embora não conste do “Glossário Teosófico” nem dos dicionários de língua portuguesa.  Significa a aura de um local onde há reuniões de grupo, e também a aura de um grupo de trabalho. Aura, diz o “Glossário”, é a “essência sutil invisível que emana dos corpos humanos e animais e também das coisas”. Egrégora é, então, o registro no mundo sutil do conjunto dos trabalhos de um grupo. É a sua presença impressa na luz astral, com suas tendências- skandhas, em sânscrito – que formam padrões vibratórios relativamente constantes. Daí a importância do hábito da ordem, da paz e da harmonia nos trabalhos. Todos nossos atos, pensamentos, sentimentos e palavras ficam registrados na egrégora, que é feita de luz astral. O conceito de aura ouegrégora é recuperado na ciência moderna por pesquisadores como o físico David Bohm, com o conceito de ordem implícita, e o biólogo Rupert Sheldrake, com o conceito de campo mórfico. Você pode fazer a experiência de “sentir” a energia da aura de uma sala ou local onde foram feitas muitas reuniões teosóficas e espiritualistas. A egrégora é maior do que a soma aritmética da energia dos integrantes do grupo. Se tivéssemos sempre presente a existência da luz astral registrando tudo o que se faz ou pensa em uma reunião, teríamos um forte sentido de responsabilidade durante as reuniões.
20. Escutar. Há uma profunda diferença entre deixar o outro falar e ouvir realmente o que o outro diz. Muitas opiniões fixas e doutrinas são, segundo escreveu Gibran Khalil Gibran, “como a vidraça da janela: vemos através dela mas ela nos separa da verdade”. [2] Quando somos capazes de abandonar por um momento as nossas opiniões para examinar e ouvir ideias novas, estamos dando um passo importante em nosso próprio desenvolvimento intelectual. O hábito de escutar profundamente o outro torna as reuniões mais produtivas.
21. Estatutos e Regulamento. É bom conhecer e ter por perto. Estatutos e regulamentos da entidade civil a que pertencemos são contratos de trabalho e permitem colocar nosso esforço em uma perspectiva histórica. Quando eles são esquecidos, fica mais fácil tomar decisões afastadas da realidade. As decisões devem ser definidas dentro de uma perspectiva institucional, embora o livre pensar, a criatividade e a capacidade de transformar a realidade sejam igualmente importantes. A perspectiva institucional é um corrimão importante para que não caiamos no território do devaneio.
22. Ética. Há motivos práticos para agir de modo correto em todos os momentos. Gibran Khalil Gibran escreveu: “A velhacaria às vezes tem êxito, mas acaba sempre se suicidando”.[3]  A ética, em compensação, é um valor central porque é em torno dela que surgem parcerias duráveis, baseadas na confiança mútua. Mas ética não é uma acomodação preguiçosa às circunstâncias, nem consiste no medo de questionar pontos “difíceis”. Ela supõe, ao contrário, coragem e franqueza. A verdadeira ética nasce da percepção de que a cada ação corresponde, cedo ou tarde, uma reação igual e contrária, ou “retorno cármico”. Isso é razão suficiente para que nossas ações sejam as mais corretas possíveis durante todo o trabalho em grupo.
23. Franqueza com Respeito. O trabalho em grupo só pode ser eficiente quando há sinceridade entre as pessoas. Ao mesmo tempo, um sólido respeito mútuo é fundamental.  Deve-se evitar toda agressividade pessoal. Há momentos em que você contraria alguém. Mesmo que você evite generalizações, criticando apenas a atitude e não a pessoa, o outro pode ficar aborrecido. Para evitar isso tanto quanto possível, deixe claro o seu respeito por ele. Demonstre que reconhece suas qualidades. Esvazie-se de todo rancor, porque os sentimentos negativos matam a produtividade do indivíduo e do grupo. Em compensação, quando há franqueza e otimismo, as pessoas confiam naturalmente umas nas outras, não há melindres pessoais, o grupo é capaz de corrigir seus erros e as chances de êxito são muito maiores.
24. Grupos de Trabalho. São importantes para descontrair e diminuir o trabalho da plenária. Um Conselho Regional ou Nacional pode ter grupos de trabalho (GTs) permanentes, ou semipermanentes, para lidar com problemas ou tarefas que não se esgotam em uma única reunião. Durante uma reunião ou seminário, se ela tiver duração suficiente, pode-se dividir a plenária em grupos menores, estimulando a criatividade e a participação de todos. O trabalho em grupos menores pode, também, dissolver questões polêmicas em que não há acordo. A plenária deve ser poupada de discussões áridas, longas, em que nada se decide e em que frequentemente se deriva para sistemas de discordância estabelecida. Pequenos GTs coordenados por pessoas aptas podem gerar consenso sobre as principais dificuldades.
25. Infraestrutura da Reunião. A geometria física tem sua importância. Quando o número de pessoas permite, as cadeiras devem estar colocadas em círculo. Se necessário, em dois círculos concêntricos. Assim cada integrante tem a visão do grupo todo. Os coordenadores não devem dirigir a reunião de uma plataforma elevada, a menos que haja muitas pessoas na sala. Neste caso, a plataforma pode aumentar a visibilidade dos oradores. Algumas garrafas térmicas com chá e café, talvez biscoitos, são interessantes para os intervalos, ou para o final, porque relaxam e aproximam as pessoas. Uma máquina fotocopiadora por perto pode ser útil para reproduzir pequenos documentos, como propostas a serem discutidas e outros textos de importância para a pauta do encontro. Recursos audiovisuais podem ser úteis, mas não substituem ideias claras. Evidentemente, o local deve estar ao abrigo de barulhos ou interferências externas. Nada deve dispersar a atenção dos presentes durante o trabalho.
26. Intervalo. É importante. A qualidade dos trabalhos cai rapidamente quando o cansaço passa de certo limite. Dez minutos são suficientes. O intervalo também serve para contatos laterais e para preparar melhor ideias a serem colocadas no plenário. Do ponto de vista individual, é uma chance de estar só, em silêncio, por algum tempo, e recarregar as baterias.
27. Liderança Eficiente. A função de um líder não é falar o tempo todo, tomar decisões sem consultar ninguém, ou fazer manobras políticas discretamente autoritárias. O verdadeiro líder percebe e aponta com clareza o rumo que é melhor para todos. Ele ajuda a formular as metas do grupo e as mantém sempre em pauta, mas evita manipular pessoas, age de modo transparente, sabe ouvir a todos, inclusive os mais tímidos e retraídos, estimula a formação de novas lideranças e é o primeiro a obedecer às regras, inclusive as regras da boa reunião. O bom dirigente deve trabalhar duro, dando exemplo de dedicação à causa e fazendo pessoalmente o que espera que os outros façam. Ele inspira o crescimento de todos, mantém viva a chama do ideal e sabe ficar em silêncio quando tudo vai bem, mas atua com decisão de ferro e paciência infinita quando a situação fica crítica para os esforços do grupo. O líder experiente atua seletivamente, isto é, age nos momentos oportunos e com intensidade adequada.
28. Lista de Inscrições. Figura essencial do trabalho em grupo. Deve ser respeitada. A prática mostra que vale a pena esperar a nossa vez de falar. Mas é útil ter papel e caneta à mão para anotar o gancho, a ideia básica do que queremos falar. Alguns não querem esperar sua vez alegando que irão esquecer o que têm para dizer. Na verdade, a ordem dos trabalhos, a tranquilidade que permite o brilho da luz da intuição é mais importante do que os impulsos de última hora e a ansiedade por ser escutado. O domínio destas ansiedades é um exercício valioso de auto-observação e autoconhecimento. Saber esperar é fundamental. Em uma reunião, não se deve falar mais que 5 minutos, a menos que seja feito um informe ou relato. Quando o tempo fica curto, é correto anunciar que as inscrições serão encerradas nos próximos dois ou cinco minutos. Se necessário, é válido também limitar as falas a um minuto cada. É importante lembrar que ninguém é tão sábio que tenha que falar o tempo todo, e ninguém é tão ignorante que não tenha algo a ensinar aos outros.
29. Meditação de Abertura e Fechamento. O coordenador ou alguém a pedido dele dirige dois minutos de introspecção meditativa do grupo, antes e depois dos trabalhos propriamente ditos. Nem a meditação de abertura nem a meditação de fechamento são, necessariamente, faladas. Mas umas poucas frases têm normalmente efeito inspirador, criando um foco comum para a força do pensamento e do sentimento conjuntos. Usualmente se recomenda alguns instantes de relaxamento físico,  emocional e mental, deixando de lado as preocupações pessoais, e focando a consciência em nosso centro de paz interior, que é eterno. Deve-se trazer a consciência para fora do plano verbal e para dentro do coração.
30. Meta Clara.  É a agulha da bússola. O grupo deve ter suas metas claras. A reunião deve ter objetivos definidos. Isso impede discussões confusas ou discordâncias fora de contexto, e une esforços em torno do que é essencial.
31. Momentos de Silêncio. O silêncio permite ordenar melhor as ideias. Durante a reunião, o coordenador ou outro membro pode solicitar um minuto de introspecção para que o grupo aprofunde a vivência da serenidade, da harmonia, ou retome o contato com sua consciência mais interna e superior. É válido não só em momentos de agitação crescente, para neutralizar as tendências ao descontrole, mas também em um momento feliz da reunião, para estimular ainda mais o equilíbrio e a força interior.
32. Otimismo. Do latim optimum, o melhor. Otimismo é a tendência de ver o melhor nas coisas, pessoas e situações. Há um otimismo ingênuo, feito de desejos ilusórios, que leva à derrota. E há um otimismo sábio, que é irmão do desapego e nasce quando sabemos que tudo o que existe – doloroso ou prazenteiro – faz parte do plano da evolução. Aquele que vivencia a luz interna pode parecer otimista aos olhos dos demais, mas na verdade é realista. Vê a realidade externa, onde há dor, à luz da realidade interna, que é feita de paz. Por isto o bom trabalho solidário irradia otimismo. Cada grupo que luta por uma causa nobre deve ser um centro de luz para o mundo ao redor, e também um centro de pensamento construtivo. Um clima de confiança no futuro é fator importante para a eficiência das reuniões.
33. Pontualidade. A pontualidade deve estar acompanhada de bom senso. Às vezes, deixar cinco ou dez minutos iniciais para conversas paralelas e preparatórias enquanto as pessoas ainda estão  chegando é uma boa prática. Mas quinze ou mais minutos de atraso descaracterizam o horário e fazem com que os que são pontuais percam tempo, enquanto se premia a desatenção. Por outro lado, pontualidade é algo para ser exercido durante toda a reunião, que também deve terminar pontualmente à hora prevista, sempre que possível. Reuniões intermináveis são frustrantes.
34. Proposta de Encaminhamento. É uma forma de questão de ordem, que interrompe a ordem das inscrições. O orador tem até um minuto para propor uma maneira adequada de se encaminhar a discussão ou deliberação, caso esteja havendo incerteza de rumos a este respeito. Em situações muito complexas, em que surgem discordâncias sobre como encaminhar o debate e a tomada de decisões, o coordenador pode estabelecer um intervalo de cinco minutos na reunião para articular uma proposta consensual de encaminhamento. Isso é melhor do que deixar que as divergências se aprofundem.
35. Prorrogação do Tempo de Fala. Esgotados os três, cinco ou sete minutos de fala, o orador pode solicitar mais alguns minutos para concluir. Neste ponto, algumas opiniões da plenária podem ajudar a mesa coordenadora a decidir pelo sim ou pelo não. Sem prorrogação, o orador poderá reinscrever-se para complementar suas ideias. Prorrogação não é ideia a ser estimulada. É uma exceção a ser evitada,  salvo em situações excepcionais.
36. Questão de Esclarecimento. É outro tipo de questão de ordem. Pode ser levantada para solicitar, ou para prestar informação decisiva sobre qualquer ponto obscuro e que não esteja sendo compreendido por quem levanta a questão, ou pela plenária. A questão de esclarecimento só deve interromper o orador em último caso, mas tem preferência em relação ao próximo inscrito da lista, porque envolve ademocratização da informação. De qualquer modo, o coordenador não deve permitir que, sob a aparência de questões de esclarecimento ou questões de ordem, sejam feitos na realidade comentários ou defendidas opiniões.
37. Questão de Ordem. A questão de ordem permite interromper o orador porque levanta um ponto de procedimento. Pode ser que o tema esteja fora da pauta. Ou que o orador desconheça um detalhe importante (ver Questão de Esclarecimento). O coordenador deve permitir que a questão de ordem seja colocada, mas deve exigir que seja apenas uma questão relativa ao procedimento e coordenação dos trabalhos. A questão de ordem serve também para propor formas de encaminhar o trabalho. UmaProposta de Encaminhamento pode ser colocada rapidamente em votação pela mesa, sem  perda de tempo. Mas esta proposta pode, também, dependendo das circunstâncias, ser simplesmente acatada ourejeitada pela mesa coordenadora. Isto dependerá da margem de autonomia que a mesa tiver, graças ao clima de confiança reinante e ao bom senso demonstrado.
38. Recém-chegado. É um padrão energético comum que pessoas recém-chegadas caiam às vezes na tentação de querer mudar o curso da reunião, ou as metas do grupo, ou seu método de trabalho. A historicidade da situação deve ser respeitada. Quem chega deve passar algum tempo observando o trabalho até integrar-se à sua aura e perceber o que está acontecendo em todos os níveis da realidade.
39. Regime de Votação. Durante a votação, só o coordenador fala. Deve-se ter certeza de que se esgotaram as questões de ordem e os pedidos de informação antes de entrar em regime de votação. Deve-se repetir suficientemente o que será votado, e isto de forma muito clara, sem subestimar a capacidade humana de gerar distrações e desatenções. Os mais impacientes devem ter tolerância com o coordenador para que ele possa dirigir a votação lentamente e com clareza. A cada decisão, o coordenador deve “passar a limpo” o fato e lembrar o que foi decidido, para só depois avançar em direção ao ponto seguinte. Especialmente quando a questão tiver despertado ansiedades.
40. Respeito às Decisões. As decisões devem ser bem pensadas, para que depois de tomadas mereçam o respeito de todos. Quando as reuniões não têm capacidade de produzir decisões legítimas e dignas de respeito, o trabalho grupal perde a consistência. Por outro lado, em certos casos as decisões devem ter flexibilidade para que os encarregados da sua execução adaptem os seus detalhes à dinâmica da vida, sem necessidade de novas reuniões a todo momento.  Para isso, a confiança recíproca é fundamental. E a confiança surge da prática da lealdade.
41. Telefone Celular. Deve haver um acordo expresso pelo qual todos os telefones celulares são desligados antes de começar a reunião. Esta é uma questão de respeito pelo trabalho coletivo.
42. Tempo de Fala. É bom limitar as falas desde o início da reunião em 5 minutos e usar a restrição de modo flexível, sem cortar desnecessariamente o pensamento de ninguém, mas sem permitir que algum amigo mais entusiasmado dê um longo discurso fora de contexto. Saber que temos poucos minutos para falar nos leva a usar o discernimento para separar o essencial do secundário.
43. Uso Correto das Palavras.  Deve-se falar com simplicidade e clareza.  O taoísmo filosófico ensina: “As palavras elevadas são usadas com objetivos baixos, as palavras simples são usadas com objetivos elevados.  (….)  Só os sábios são efetivamente capazes de conhecer estratégia; assim, as suas palavras demonstram ser verdadeiras e suas expectativas são comprovadamente exatas.” [4]
43. Vaidade Pessoal. É um problema grave. Revela falta de uma autoestima verdadeira, cujo déficit procura compensar. A vaidade não deve ser tolerada quando ela prejudica uma reunião, e é recomendável desmascarar impessoalmente seus mecanismos. Isto protegerá nossos líderes contra o personalismo e a arrogância. Os movimentos sociais e espiritualistas têm sofrido derrotas desnecessárias devido a esse problema, que também coloca em sério risco a eficácia de qualquer reunião.
44. Veracidade. Helena Blavatsky escreveu: “Teosofia é conhecimento divino, e conhecimento é verdade; todo fato verdadeiro e cada palavra sincera são, portanto, parte da Teosofia”.[5] Os grupos humanos que funcionam com equilíbrio colocam a verdade acima das conveniências. A pior verdade é melhor do que a mais agradável das mentiras.
46. Verificar a Relação Entre as Palavras e a Ação.  O zen-budismo afirma: “Aquilo que pode ser dito mas não praticado, é melhor não dizer. Aquilo que pode ser praticado mas não dito, é melhor não fazer. Ao se proferir palavras, deve-se sempre atentar para sua consecução. Ao se estabelecer uma prática, deve-se sempre atentar para as suas implicações.  É por isso que os sábios antigos eram cuidadosos nas suas palavras e seletivos nos seus atos.” [6]
47. Vocação de Vitória. O grupo deve trabalhar a partir da percepção de que nenhum esforço se perde quando a meta é nobre. Não há nada mais poderoso do que a evolução da vida, e cada pequeno passo adiante é uma vitória. A vocação de vitória dá ânimo e coragem para enfrentar todos os obstáculos – reais ou imaginários.
NOTAS:
[1]  “Cartas dos Mestres de Sabedoria”, Ed. Teosófica, Brasília, 1996, carta 82, 2a série, p. 266.
[2] “Parábolas”, Gibran Khalil Gibran, Ed. ACIGI, RJ, p. 46.
[3] “Areia e Espuma”, Gibran Khalil Gibran, Ed. ACIGI, RJ, 89 pp., ver  p. 40.
[4] Da obra taoista clássica “Wen-tzu”, de Lao-tzu, tradução do chinês de Thomas Cleary, tradução do inglês de Carlos Cardoso Aveline, Ed. Teosófica, Brasília, 2002, capítulo 85.
[5] H. P. Blavatsky, “Collected Writings”, TPH, Índia, 1986, volume IX, p. 38.
[6] Da obra “A Arte da Liderança, Ensinamentos Zen”, de Thomas Cleary, Ed. Siciliano, SP, segunda edição, 1993, 184 pp., ver pp. 42-43.
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O texto “A Geometria da Boa Reunião”  foi revisado e ampliado pelo autor em maio de 2011. Uma versão inicial do texto havia sido publicada anos antes pela revista “Planeta”, de São Paulo.
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Sobre o crescimento interior e a transformação pessoal no século 21, leia a obra “O Poder da Sabedoria”, de Carlos Cardoso Aveline.
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O livro foi publicado pela Editora Teosófica, de Brasília, tem 189 páginas divididas por 20 capítulos e inclui uma série de exercícios práticos. Está na terceira edição.
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