ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO.


O tempo é o recurso mais escasso
e o mais valioso que existe. Agora já passou e não tem dinheiro no mundo que
possa comprar este minuto de volta.

Aprender a administrar o tempo é
uma das ações mais importantes que qualquer pessoa pode fazer para melhorar
suas chances de sucesso nos negócios e na vida.

Há diversos livros e cursos no
mercado e este artigo é apenas uma introdução que, longe de esgotar o
assunto, vai te dar os principais recursos para atingir seus objetivos.

Planejamento do tempo

Como sempre, a importância do
planejamento não pode ser descartada. Planejar o tempo significa saber o
que se quer fazer e ordenar as ações para a realização da maior
quantidade de atividades no menor prazo para se atingir seus objetivos.

Agenda diária

Para planejar bem o seu tempo,
desenvolva o hábito de manter uma agenda diária, faça assim:

No começo do dia, escreva uma
lista de tudo o que quer realizar. Faça desta sua primeira atividade, antes de
qualquer coisa. Tá bom, depois do café da manhã e de escovar os dentes 🙂

No final do dia, veja tudo o que
conseguiu fazer e transfira para o dia seguinte o que não foi feito.

Prioridades

É importante saber dar prioridade
às ações. Para mim, há alguns fatores que influenciam minhas prioridades:

Prazo – a primeira coisa
que levo em conta é a data de entrega de uma tarefa. Uso um truque que é
programar cada coisa para dois dias antes da data final. Assim eu tenho tempo de
rever as coisas antes da entrega.

Nem sempre dá pra fazer isto,
porque surgem imprevistos e coisas de ultima hora e até aquelas coisas “pra
ontem”. Nestes casos eu observo:

Resultados – procuro dar
prioridade àquelas atividades que trarão o maior resultado. A “Regra de
Pareto” diz que 20% do que fazemos traz 80% dos resultados, enquanto os outros
80% de atividades produzem 20% de resultados.

Procuro identificar os 20%
melhores e delegar o restante. Pense nisto: às vezes vale mais a pena contratar
alguém para resolver o que não traz tanto benefício, mas que igualmente
precisa ser feito. Ex: ir ao banco, ao correio, etc. Pode sair até mais barato.

Facilidade – o terceiro
fator de priorização de atividades é a facilidade (ou dificuldade) que
determinada ação representa.

Eu tento realizar tudo o que é
mais rápido e fácil antes, assim no final do dia terei realizado um monte de
coisas.

O perigo é ir deixando coisas
mais complexas para depois e acabar esquecendo, por isso que este é o terceiro
fator e não o primeiro. Os prazos e os resultados têm um peso maior que a
facilidade de execução.

Às vezes, quando percebo que
alguma coisa vai ser complicada, vou fazendo um pouco a cada dia ou por outro
lado, vou “quebrando” um problema difícil em problemas menores e mais fáceis
de resolver. Cada pequena parte resolvida é uma parte do todo, assim, quase sem
querer grandes obstáculos são ultrapassados.

Conjugando estes três ângulos
você também pode estabelecer suas prioridades.

Lista Mestra

Uma lista mestra é a sua lista de
afazeres. É a partir dela que você monta sua agenda diária.

Veja como se faz:

Pegue uma folha de papel pautada
(ou abra uma planilha) e faça as seguintes colunas:

Atividade, Prazo, Resultado,
Facilidade, Prioridade, Completado.

O significado de cada coluna:

  • Atividade – o que deve ser feito;
  • Prazo – a data de entrega. Se não
    há data fixa defina uma, mas não deixe cair muito longe;
  • Resultados – tente dar um nível de
    resultado esperado;
  • Facilidade – de um nível de
    facilidade. Pode ser: fácil, médio, difícil ou 1,2,3,4,5. Enfim, você
    é que sabe;
  • Prioridade – com base nas outras
    colunas você pode definir a prioridade de cada ação;
  • Completado – nesta coluna você
    coloca uma marca em cada atividade concluída. Ao terminar uma ação você
    também pode riscar a linha, se preferir.

Quando uma nova atividade surgir,
você deve colocar ela na lista mestra e (tentar) completar as outras colunas.

Lembre-se. No começo do dia você
examina sua agenda e atualiza sua listra mestra. No final do dia, repete a ação
e planeja o dia seguinte.

Juntando Tudo

Monte sua lista mestra e use-a
para manejar a agenda diária. Tente por alguns dias e se você fizer tudo
direitinho, vai acabar sendo conquistado por esta forma de trabalhar. Em pouco
tempo, verá como fica fácil trabalhar assim e como você vai ficar orgulhoso
com os resultados que vai alcançar.

Porque vai estar se colocando
desafios e ultrapassando cada um deles, controlando seu tempo e sua vida.

Comece hoje mesmo a planejar seu tempo e realize
mais e melhor.

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