Definição das necessidades e etapas de treinamento de pessoas


ADMINISTRACAO

Em 1999, a International Organization for Standardization (ISO), editou a ISO 10015, uma norma de Gestão da Qualidade – Diretrizes para treinamento. No Brasil, foi editada e considerada validada, a partir de 30 de maio de 2001, uma norma equivalente: a ABNT NBR ISO 10015:2001 – Gestão da Qualidade – Diretrizes para treinamento.
A função dessa Norma é fornecer diretrizes que possam auxiliar uma organização a identificar e analisar as necessidades de treinamento, projetar o treinamento, executar o treinamento, avaliar os resultados do treinamento, monitorar e melhorar o processo de treinamento, de modo a atingir seus objetivos. A Norma enfatiza ainda a contribuição do treinamento para a melhoria contínua e tem como objetivo ajudar as organizações a tornar seu treinamento um investimento mais eficiente e eficaz. (ABNT, 2001)A Definição das Necessidades de Treinamento (DNT), de acordo com a Norma ISO 10015, tem como objetivo assegurar que o treinamento requerido seja orientado para satisfazer as necessidades da organização (GUIMARÃES, 2007). De acordo com Guimarães (2007), a DNT é “um processo complexo, mas que pode ser facilmente implementado com o auxílio de bons softwares, já disponíveis no mercado.”

Veja a seguir uma descrição sucinta das seis etapas da DNT:

1ª Etapa – Definição das necessidades da organização

O treinamento deve ser orientado para atingir resultados estratégicos: aumentar o lucro, aumentar a satisfação dos clientes, aumentar a produção, aumentar as vendas, reduzir custos, reduzir acidentes, reduzir a rotatividade de pessoal, melhorar a qualidade e implementar outras melhorias para assegurar a sobrevivência e o desenvolvimento da organização.
Para a definição das necessidades da organização é recomendável considerar, entre outros insumos, a política da organização, sua visão, missão e valores. Nesta etapa, deve-se fazer um diagnóstico para definir as necessidades de treinamento em termos de competências.

2ª Etapa – Definição e análise dos requisitos de competência

A Norma ISO 10015, em 4.2.3, dá a seguinte diretriz:
A definição das demandas futuras da organização, relacionadas às suas metas estratégicas e aos objetivos da qualidade, incluindo a competência requerida de seu pessoal, podem se originar de fontes internas e externas de natureza distintas, tais como:
a) solicitações dos empregados que identifiquem oportunidades de desenvolvimento pessoal que contribuam para os objetivos da organização;
b) resultado de análise dos processos e ações corretivas decorrentes de reclamações de clientes ou registros de não conformidades;
c) legislação, regulamentos, normas e diretrizes que afetam a organização, suas atividades e resultados; e
d) pesquisa de mercado que identifique novos requisitos de clientes.

3ª Etapa – Análise crítica das competências

A análise crítica deve ser feita com base nos requisitos das tarefas e no desempenho profissional daqueles que desenvolvem essas tarefas. De acordo com 4.2.4 da Norma ISO 10015, os métodos usados para essa análise crítica devem incluir o seguinte:

Entrevista e questionários:

Dirigidos a empregados, supervisores e gerentes, a entrevista permite o levantamento de informações e dados bem próximos da realidade. Possibilita, também, a obtenção de informações mais complexas sem exigir que o respondente tenha que escrever.

O entrevistador, sabendo ouvir, observar, perguntar e interpretar consegue analisar, com grande precisão, as falhas e os resultados de um profissional e de seu processo. Um formulário apropriado deve ser elaborado para registrar os dados coletados durante a entrevista O uso de questionários é um procedimento rápido e de fácil tabulação. As perguntas devem ser curtas e objetivas.

Observações:

É o procedimento que garante maior confiabilidade às informações obtidas. A observação, como método de análise crítica, somente deve ser utilizada por observador bastante familiarizado com os procedimentos a serem analisados.

Discussões em grupo:

É um procedimento que vem sendo bastante utilizado. Permite a obtenção de dados em profundidade, num curto espaço de tempo.

Pareceres de especialistas no assunto:

São sempre valiosos, desde que o especialista esteja, realmente, a par de todo o processo de DNT. Para obter maior eficiência e eficácia, nesta etapa, convém mesclar o emprego dos métodos anteriormente mencionados.

4ª Etapa – Definição das lacunas de competência

Para definir as lacunas, convém comparar as competências existentes com as requeridas. Nesta etapa, de acordo com 4.2.5 da Norma ISO 10015, deve-se definir os “gap’s” – “as lacunas de competências”.

5ª Etapa – Identificação de soluções para eliminar as lacunas de competência

Em 4.2.6 a Norma ISO 10015 dá a seguinte diretriz:

As soluções propostas para eliminar as lacunas de competência podem ser os treinamentos ou outras ações da organização, tais como: a reformulação dos processos, recrutamento de pessoal treinado, terceirização, melhoria de outros recursos, redução da rotatividade e modificação dos procedimentos de trabalho.

É bom deixar bem claro que existem muitas outras soluções para eliminar as lacunas de competência. O treinamento é apenas uma delas. Desenvolver programas de treinamento, muitas vezes, é a pior alternativa.

6ª Etapa – Definição da especificação das necessidades de treinamento

A Norma ISO 10015, em 4.2.7 dá a seguinte diretriz:

Os insumos para a especificação das necessidades de treinamento devem ser extraídos do documento que contém a lista dos requisitos de competência, encontrados em 4.2.3, dos resultados de treinamentos anteriores, das lacunas atuais de competência e das solicitações de ações corretivas.

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