ADMINISTRAR BEM, LUCRAR SEMPRE. DIREÇÃO: A TERCEIRA FUNÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO


(PARTE 1)

05 de Dezembro de 2011
por: Leonora Duarte, Equipe IDEAGRI

Dirigir significa interpretar os planos para as pessoas e dar as instruções e orientação sobre como executá-los e garantir o alcance dos objetivos.

A Direção corresponde à terceira função administrativa que compõe o processo administrativo, vindo depois do planejamento e da organização, e antecedendo o controle. Esta função está relacionada com a maneira pela qual os objetivos devem ser alcançados através da atividade das pessoas e da aplicação dos recursos que compõem a organização.

 


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O bom administrador é aquele que pode explicar e comunicar as coisas às pessoas que precisam fazê-las bem e prontamente, orientando-as e sanando todas as dúvidas possíveis, além de impulsioná-las, liderá-las e motivá-las adequadamente.

  • impulsionar
  • liderar
  • motivar
  • comunicar

Direção: conceitos, estilos e sistemas

A Direção envolve a focalização nos membros organizacionais como pessoas e a abordagem de assuntos como liderança, motivação, comunicação, solução de conflitos, além do desenvolvimento de boas relações entre as pessoas e a criação de um excelente ambiente de trabalho.

Fig. 1

Fig. 1: Diversas definições da Função Direção. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

ESTILOS DE DIREÇÃO

Um dos grandes pensadores sobre estilos de Direção, Douglas McGregor, afirma que cada administrador possui uma concepção própria a respeito da natureza das pessoas que tende a moldar o seu comportamento em relação aos subordinados. O autor chegou à conclusão de que existem duas maneiras diferentes e antagônicas de encarar a natureza humana.

Uma delas é velha e negativa, baseada na desconfiança nas pessoas. A outra é moderna e positiva, baseada na confiança nas pessoas.

Elas são denominadas Teoria X e Teoria Y respectivamente.

Fig. 2

Fig. 2: Os estilos administrativos segundo a Teoria X e a Teoria Y. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Outro autor de grande importância para a compreensão acerca dos estilos de direção, Likert, fez uma pesquisa levando em conta algumas variáveis comportamentais (processo decisorial, sistemas de comunicação, relacionamento interpessoal, sistema de punições e recompensas).

  1. processo decisorial,
  2. sistemas de comunicação,
  3. relacionamento interpessoal,
  4. sistema de punições e recompensas

Ele chegou à conclusão de que tais variáveis se comportam como um continuum (ver Fig. 3):
Sistema 1: autoritário-coercitivo (É o sistema mais fechado, duro e arbitrário de administrar uma organização. É totalmente coercitivo e coativo, impondo regras e regulamentos, e exige rígida e cega obediência. As decisões são monopolizadas na cúpula da organização.)
Sistema 2: autoritário-benevolente (Permite alguma delegação das decisões em níveis mais baixos, desde que essas decisões sejam repetitivas e operacionais e sujeitas à confirmação da cúpula. Este sistema utiliza punições e castigos, mas já se preocupa com recompensas, que são estritamente materiais e salariais, frias e calculistas.)
Sistema 3: consultivo (Deixa de ser autocrático e impositivo para dar alguma margem de contribuição das pessoas. Este sistema se apóia em boa dose de confiança nas pessoas, permitindo que elas trabalhem ocasionalmente em grupos ou em equipes. Ele utiliza mais recompensas – que são predominantemente materiais e ocasionalmente sociais – e poucas punições.)
Sistema 4: participativo (Este sistema incentiva total descentralização e delegação das decisões aos níveis mais baixos da organização, exigindo apenas um controle dos resultados por parte da cúpula. Ele se apóia em total confiança nas pessoas e no seu empoderamento – empowerment – incentivando a responsabilidade e o trabalho conjunto em equipe.)

Fig. 3

Fig. 3: Continuum de Sistemas Administrativos. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

A Direção e as Pessoas

O papel do administrador é promover a integração e a articulação entre as variáveis organizacionais e as variáveis humanas, focalizando o ambiente e, mais especificamente, o cliente. O administrador exerce direção, toma decisões e influencia e motiva as pessoas.

A tecnologia pode ser adquirida por qualquer organização com relativa facilidade nos balcões do mercado. Bons funcionários requerem um investimento muito mais longo em termos de capacitação quanto a habilidades e conhecimentos e, sobretudo, de confiança e comprometimento pessoal.

GRUPOS SOCIAIS

As organizações mais avançadas passaram a redesenhar os seus processos organizacionais construídos sobre e ao redor de indivíduos para remodelá-los inteiramente no nível de grupos de trabalho. Tanto as organizações como seus dirigentes têm a ganhar com a adequada utilização de grupos de trabalho. Os grupos permitem à organização alavancar o ganho de resultados no cumprimento de importantes tarefas, especialmente quando sob as seguintes condições:

1.    Os grupos são melhores quando não requerem nenhuma especialização individual.
2.    Os grupos são melhores para tarefas complexas que podem ser subdivididas.
3.    Os grupos são melhores quando o risco é desejável.

Mas o que é um grupo? Um grupo pode ser definido como um conjunto de dois ou mais indivíduos que estabelecem contatos pessoais, significativos e propositais, uns com os outros, em uma base de continuidade, para alcançar um ou mais objetivos comuns. Nesse sentido, um grupo é muito mais do que um simples conjunto de pessoas, pois seus membros se consideram mutuamente dependentes para alcançar os objetivos e interagem uns com os outros regularmente para o alcance desses objetivos decorrer do tempo. Existem grupos formais e informais:
Grupo Formal (Um grupo oficialmente designado para atender a um específico propósito dentro de uma organização. Este tipo de grupo pode ser permanente ou temporário. Podendo variar de tamanho, indo desde um pequeno departamento ou uma equipe de poucas pessoas até grandes divisões com centenas de pessoas envolvidas.)
Grupo Informal (Um grupo que emerge extra-oficialmente e que não é reconhecido como parte da estrutura formal da organização. É um grupo amigável que se compõe de pessoas com afinidades naturais entre si e que trabalham juntas com mais facilidade.)

E o que vem a ser um grupo de trabalho? Um grupo de trabalho é o conjunto de dois ou mais indivíduos que são interagentes e interdependentes; é, portanto, um grupo que interage primariamente para compartilhar informação e a tomar decisões que ajudam cada membro a executar melhor as suas tarefas dentro de sua área de responsabilidade.

EQUIPES

No ambiente de trabalho, a equipe é um grupo de pessoas com habilidades complementares e que trabalham em conjunto para alcançar um propósito comum pelo qual são coletivamente responsáveis. Uma equipe gera sinergia positiva através do esforço coordenado. Os esforços individuais são integrados para resultar em um nível de desempenho que é maior do que a soma de suas partes individuais.

Assim, o que difere uma equipe de um grupo de trabalho são basicamente quatro aspectos fundamentais:

1.    Objetivo
2.    Sinergia
3.    Responsabilidade
4.    Habilidades

Fig. 4

Fig. 4: Diferenças entre grupo de trabalho e equipe de trabalho. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

Uma equipe de trabalho pode atingir alto nível de desempenho em termos de produtividade e qualidade, desde que seus membros sintam satisfação com suas tarefas, com os objetivos traçados e com o alcance desses objetivos, com as relações interpessoais com os demais e com a qualidade de vida no trabalho.

O administrador é o responsável pela administração das pessoas dentro de cada organização. É ele quem deve escolher a sua equipe, desenhar o trabalho a ser realizado, preparar a equipe, liderá-la, motivá-la, avaliá-la e recompensá-la adequadamente.

Análise

A direção constitui a terceira função administrativa que compõe o processo administrativo. Ela se refere ao relacionamento interpessoal do administrador com seus subordinados e é o processo de dirigir esforços coletivos para os objetivos desejados. O papel da direção é promover a integração e articulação entre as variáveis organizacionais (missão, objetivos, estrutura e tecnologia) e as variáveis humanas (habilidades, atitudes, valores e necessidades individuais das pessoas) por meio dos sistemas administrativos. Dessa forma, a direção é predominantemente exercida sobre pessoas, enfatizando cada vez mais grupos e equipes e não apenas o comportamento individualizado. As equipes são mais do que simplesmente grupos de pessoas em função de quatro aspectos: objetivos, sinergia, responsabilidade coletiva e solidária e habilidades complementares.

Conceitos-chave

DIREÇÃO: É a função administrativa que orienta e impulsiona os esforços das pessoas para os objetivos propostos.

EQUIPE: É um grupo de pessoas com habilidades complementares e que trabalham em conjunto para alcançar objetivos comuns para os quais são coletivamente responsáveis.

ESTILO DE DIREÇÃO: É a maneira pela qual o administrador dirige as pessoas. O estilo pode variar entre a Teoria X e a Teoria Y.

GRUPO DE TRABALHO: É o conjunto de duas ou mais pessoas que interagem com interdependência para compartilhar informação e tomar decisões conjuntas para melhor executar as tarefas.

GRUPO FORMAL: É um grupo social oficialmente designado para atender a um específico propósito dentro de uma organização.

GRUPO SOCIAL: É o conjunto de duas ou mais pessoas que estabelecem contatos pessoais significativos e propositais, em uma base de continuidade, para alcançar objetivos comuns.

GRUPO TEMPORÁRIO: É um grupo social criado para um propósito específico e que se dissolve quando atingido seu objetivo.

PROCESSO DECISORIAL: É a maneira pela qual as decisões estão concentradas e centralizadas ou distribuídas e descentralizadas em uma organização.

TEORIA X: É um conjunto de pressuposições de que as pessoas não gostam de trabalhar, são preguiçosas, sem ambição e irresponsáveis, resistem a mudanças e preferem ser dirigidas.

TEORIA Y: É um conjunto de pressuposições de que as pessoas gostam de trabalhar, aceitam responsabilidades e são capazes de autodireção, autocontrole e criatividade.


Referência

Chiavenato, I. (2004). Administração nos novos tempos. Rio de Janeiro: Elsevier.

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