A boa geometria da reunião


O homem moderno perde boa parte do seu tempo em exaustivas reuniões, durante as quais são tomadas importantes decisões para a sua vida como um todo. Por isso, é fundamental torná-las menos desgastantes e mais eficazes.

CARLOS CARDOSO AVELINE

Ilustração: Christiane S. Messias

Há vários motivos pelos quais as reuniões – e o modo como nos comportamos nelas – são fatores decisivos na vida de cada um de nós. Em primeiro lugar, grande parte do nosso tempo é gasto nelas. São centenas de horas por ano, no caso de um cidadão médio, e esse tempo deve ser bem empregado. Por outro lado, nas reuniões ocorrem fatos e são tomadas decisões que afetam radicalmente a nossa vida, tanto no plano profissional como no plano emocional, intelectual e espiritual. Essas decisões devem ser corretas.

Além disso, as reuniões são um dos aspectos mais importantes da vida dos grupos de que participamos, desde o sindicato e a cooperativa até a associação de moradores, entidade ecológica ou grupo espiritualista. O que acontece nas reuniões determina a vitória ou não dos nossos esforços coletivos, em qualquer frente de atuação. E isso também afeta decisivamente nossos destinos pessoais.

Os trabalhos em grupo são grandes laboratórios de relações humanas, onde surgem amizades e parcerias fundamentais para todos. Ali podemos identificar e superar dificuldades no nosso relacionamento com as pessoas.

Por tudo isso, vale a pena examinar de perto a questão de como podemos fazer reuniões mais eficazes, de modo que não haja perdas desnecessá-rias de energia e todos possamos atuar corretamente nelas.

Como Trabalhar Produtivamente – O sábio grego Pitágoras foi provavelmente o primeiro a ensinar que a geometria, como ciência, não está presa ao plano físico. Há uma geometria que estuda as proporções das idéias e pensamentos. E há também uma geometria que visa compreender e harmonizar o fluxo das energias mentais e emocionais em uma reunião de lutadores sociais ou buscadores da verdade. O objetivo dessa ciência é que – havendo paz, ordem e liberdade nos planos concretos – a energia dos planos superiores da consciência humana possa manifestar-se livremente.

A seguir, enumero e comento em ordem alfabética algumas idéias-chave sobre a dinâmica das reuniões de trabalho. Não se trata, é claro, de um manual dogmático a ser obedecido mecanicamente. Nem todos os itens precisam ser colocados em prática o tempo todo e em qualquer reunião. Num grupo pequeno, em momentos harmônicos, não há necessidade de lista de inscrições, por exemplo. Mas toda reunião é um processo vivo. De repente surge uma polêmica, todos querem falar ao mesmo tempo, o tempo fica curto e a ansiedade se espalha: então a geometria da boa reunião passa a ser uma arte indispensável para preservar a lucidez coletiva.

O conhecimento amplo das técnicas da reunião eficaz é útil mesmo quando não é necessário usá-las ostensivamente. Saber dos procedimentos corretos dá uma segurança e uma tranqüilidade básicas. Assim, cada um dos itens a seguir tem seu valor potencial em qualquer reunião –, mesmo na mais simples e pacífica.

1) Administração do tempo – Todos os integrantes da reunião devem ser co-administradores conscientes do tempo comum. É aconselhável saber quanto durará a reunião, e como se distribuirá o tempo entre os vários assuntos da pauta. O tempo pode até ser remanejado, eliminando-se um ponto de pauta, ou dois, para se discutir melhor um assunto. Mas essa decisão deve ser tomada conscientemente, para que depois não haja sentimentos de frustração.

2) Agenda ou pauta – No começo da reunião, a pauta ou agenda deve ser lida, abrindo-se inscrições de temas para um item final “outros assuntos”. Este é um bom momento para calcular a duração da reunião e fazer uma previsão inicial do tempo dado a cada item. O grupo deve ter sempre claro qual é o item em discussão em cada momento. É recomendável manter plena atenção.

img Descontração moderada: condição importante para o grupo render mais.

3) Altruísmo – A atitude correta é não perguntar o que os outros podem fazer por nós, mas sim o que nós podemos fazer pelos outros. O egoísmo talvez seja a principal ameaça à produtividade das reuniões, porque gera conflito e confusão; mas o altruísmo facilita todas as tomadas de decisão.

4) Apartes – Ninguém deve interromper o outro por um ato impensado e impulsivo. Pode, porém, pedir um aparte para somar algo, ou para lembrar um ponto importante. Por uma questão de ética, um aparte não deve ser frontalmente contrário à idéia que está sendo exposta. Para isso existe a inscrição. O aparte deve ser breve. De preferência menos de um minuto.

5) Ata – Quando são tomadas decisões, deve haver uma ata, que será feita por alguém designado para essa função pelo grupo ou pelo coordenador. A ata pode descrever tudo que é dito, ou, mais simplesmente, relatar apenas as decisões tomadas, para evitar excesso de trabalho. Pode-se pedir que algo em particular seja transcrito na ata, quando houver motivo forte para isso, do ponto de vista do solicitante.

6) Bom humor – Contentamento e bom humor são características do trabalho coletivo bem encaminhado. O humor nunca deve servir para atacar alguém. Mas um clima de descontração moderada relaxa os espíritos, torna a reunião interessante e faz o trabalho em grupo render mais. O bom humor deve expressar a alegria de trabalhar pelo bem em companhia de gente sincera.

7) Conversa paralela – Quando duas ou mais pessoas cochicham enquanto a reunião prossegue, rompe-se a unidade do grupo. A atenção de todos é perturbada. A egrégora do grupo é momentaneamente rompida. É uma clara falta de respeito e não deve ser tolerada.

8) Coordenador – O coordenador deve sacrificar suas posições pessoais em função das decisões do grupo. Deve mostrar impessoalidade e grandeza de espírito, preocupando-se mais com a eficácia da reunião do que com a “vitória” ou predominância da sua visão das coisas. Por isso, é correto selecionar um coordenador que esteja alheio a alguma questão especialmente polêmica e saiba posicionar-se de modo eqüidistante e equilibrado, produzindo bom senso e harmonia, clareza e coragem entre os presentes.

9) Crítica – Deve ser evitada. Pode envenenar facilmente a aura do local ou egrégora do grupo. Quando inevitável, deve ser endereçada sempre à atitude de alguém, nunca à pessoa. Não há pessoas erradas, mas pessoas que têm, em determinado momento, uma atitude errada. A personalização das críticas gera um mal-estar que afasta da reunião as energias superiores e atrai elementos destrutivos do clima de unidade. Nunca se deve mencionar o lado negativo de algo sem lembrar, ao mesmo tempo, o seu lado positivo. É sempre melhor usar o poder do pensamento inspirador. A visão crítica é importante. Ver erros, no entanto, é bem diferente de ficar pensando ou – o que é ainda mais grave – falando neles. É bom pensar no aspecto positivo dos outros, até porque há uma lei inevitável segundo a qual nos transformamos naquilo em que pensamos.

10) Democratização da fala – Em reuniões de até 15 ou 20 pessoas, deve ser estimulada a participação de todos. É freqüente a fala ser monopolizada por poucas pessoas. Para evitar essa tendência, uma prática recomendável é estabelecer que quem vai falar pela primeira vez na reunião não espera sua vez na lista de inscritos, se os outros inscritos todos já tiverem falado antes. Essa medida estimula a participação daquelas pessoas que são menos ansiosas ou ávidas por ser ouvidas e muitas vezes têm contribuições importantes a fazer.

11) Democratização da informação – Há uma quantidade básica de informação que todos devem ter para compreender a marcha da reunião. Decisões sólidas são tomadas quando todos estão razoavelmente bem informados.

12) Distribuição da energia – O coordenador tem a responsabilidade de evitar, tanto quanto possível, que qualquer integrante do grupo seja visto ou catalogado como fracassado, tolo ou “indivíduo negativo”. Também não deve haver alguém que sempre se comporte ou seja visto como gênio ou guru. Cada um deve ter seu talento reconhecido.

13) Duração da reunião – Deve haver um intervalo a cada 80 ou 90 minutos, para que as pessoas possam relaxar e movimentar um pouco o corpo físico. Um dos mecanismos para diminuir os efeitos tensionantes de uma reunião longa é coordenar exercícios de ginástica simples, durante um minuto, antes do intervalo para chá ou café. A duração da reunião depende em parte do trabalho preparatório. Quando se levam idéias claras e pré-discutidas para uma reunião, as decisões são mais fáceis. As questões mais difíceis podem ser encaminhadas informalmente, preparando-se antes um acordo e uma proposta de consenso que permita ganhar tempo.

14) Egrégora – Palavra que se tornou popular entre os espiritualistas, significa a aura de um local onde há reuniões de grupo, e também a aura de um grupo de trabalho. Aura é a essência sutil invisível que emana dos corpos humanos, dos animais e também das coisas. Egrégora é, então, o registro no mundo sutil do conjunto dos trabalhos de um grupo; é sua presença impressa na luz astral, com suas tendências (skandhas, em sânscrito), que formam padrões vibratórios relativamente constantes. Daí a importância do hábito da ordem, da paz e da harmonia nos trabalhos. A egrégora tem um efeito multiplicador ao longo do tempo. Todos nossos atos, pensamentos, sentimentos e palavras vão para a egrégora; ficam registrados na luz astral. O conceito de aura ou egrégora é recuperado hoje na ciência por pesquisadores como o físico David Bohm, com o conceito de ordem implícita, e o biólogo Rupert Sheldrake, com o conceito de campo mórfico. Você pode fazer a experiência de “sentir” a energia da aura de uma sala ou local onde foram feitas muitas reuniões espiritualistas.

15) Escutar – Há uma profunda diferença entre deixar o outro falar e ouvir, realmente, o que o outro diz. Quando somos capazes de abandonar por um momento as nossas opiniões para examinar e ouvir o ponto de vista do outro, estamos dando um passo importante em nosso próprio desenvolvimento intelectual.

16) Estatutos e regulamento – É bom conhecer e ter por perto. Estatutos e regulamentos da entidade civil a que pertencemos são contratos de trabalho e permitem colocar nosso esforço em uma perspectiva histórica. Quando eles são esquecidos, fica mais fácil tomar decisões afastadas da realidade.

17) Ética – Há motivos bem práticos para agir de modo correto em todos os momentos. A ética é um valor central porque é em torno dela que surgem parcerias duráveis, baseadas na confiança mútua. Mas ética não é uma acomodação preguiçosa às circunstâncias, nem consiste no medo de questionar pontos “difíceis”; ela supõe, ao contrário, coragem e franqueza. A verdadeira ética nasce da percepção de que a cada ação corresponde, cedo ou tarde, uma reação igual e contrária, o que alguns chamam de “retorno cármico”. Isso é razão suficiente para que nossas ações sejam as mais corretas possíveis durante o trabalho.

18) Liderança natural – A função de um líder não é falar o tempo todo, tomar decisões sem consultar ninguém, ou fazer manobras políticas discretamente autoritárias. O verdadeiro líder percebe e aponta com clareza o rumo que é melhor para todos. Ele ajuda a formular as metas do grupo e as mantém sempre em pauta, mas evita manipular pessoas, age de modo transparente, sabe ouvir a todos, inclusive os mais tímidos e retraídos, estimula a formação de novas lideranças e é o primeiro a obedecer às regras, inclusive as regras da boa reunião. O verdadeiro líder inspira o crescimento de todos, mantém sempre viva a chama do ideal e sabe ficar em silêncio quando tudo vai bem, mas atua com decisão de ferro e paciência infinita quando a situação fica crítica para os esforços do grupo.

19) Lista de inscrições – Figura essencial do trabalho em grupo. Deve ser respeitada. A prática mostra que vale a pena esperar, sabiamente, a nossa vez de falar. Mas é útil ter papel e caneta à mão para anotar o gancho, a idéia básica do que queremos falar. Alguns não querem esperar sua vez alegando que irão esquecer o que têm para dizer. Na verdade, a ordem dos trabalhos e a tranqüilidade que permite o brilho da luz da intuição é mais importante do que os impulsos de última hora e a ansiedade de ser escutado.

20) Meditação de abertura e fechamento – O coordenador ou alguém a pedido dele dirige dois minutos de introspecção meditativa do grupo antes de os trabalhos começarem e no seu encerramento. Usualmente se recomenda relaxar o corpo físico, o emocional, o mental, deixando de lado todas as preocupações pessoais e focando a consciência em nosso centro de paz interior. Ao fechar o trabalho, a meditação pode servir para que o grupo visualize uma boa e harmônica realização do que ficou decidido.

21) Otimismo – Do latim optimum, o melhor. Otimismo é a tendência de ver o melhor nas coisas, pessoas e situações. Há um otimismo ingênuo, feito de desejos ilusórios, que leva à derrota. E há um otimismo sábio, que é irmão do desapego e nasce quando sabemos que tudo o que existe – doloroso ou prazenteiro – faz parte do plano da evolução. Aquele que vivencia a luz interna pode parecer otimista aos olhos dos demais, mas na verdade é realista. Vê a realidade externa, onde há dor, à luz da realidade interna, que é feita de paz. Por isso o bom trabalho solidário irradia aparentemente otimismo.

22) Questão de ordem – A questão de ordem permite interromper o orador porque levanta um ponto de procedimento. Pode ser que o tema esteja fora da pauta. Ou que o orador desconheça um detalhe importante. O coordenador deve permitir que a questão de ordem seja colocada, mas deve exigir que seja uma questão relativa ao procedimento e coordenação dos trabalhos. A questão de ordem serve também para propor formas de encaminhar o trabalho.

23) Telefone celular – Deve haver um acordo pelo qual todos os telefones celulares sejam desligados antes de começar a reunião.

24) Tempo de fala – É bom limitar as falas, desde o início da reunião, em 5 minutos e usar a restrição de modo flexível, sem cortar desnecessariamente o pensamento de ninguém, mas sem permitir que algum irmão mais entusiasmado dê um longo discurso fora de contexto. Saber que temos poucos minutos para falar nos leva a usar o discernimento para separar o essencial do secundário.

25) Vocação de vitória – O grupo deve trabalhar a partir da percepção de que nenhum esforço se perde quando a meta é nobre. Não há nada mais poderoso do que a evolução da vida, e cada pequeno passo é uma vitória. A vontade de vencer dá ânimo e coragem para enfrentar os obstáculos e coloca as dificuldades no seu devido lugar.

6 comentários em “A boa geometria da reunião

  1. SE LEVARMOS EM CONSIDERAÇÃO AS LIMITAÇÕES HUMANAS DE CIÊNCIA E POTÊNCIA, HÁ DE SE CONSIDERAR QUE A AFIRMAÇÃO DE QUE TUDO É POSSÍVEL PODE NÃO SER DE TODO IMPOSSÍVEL;
    *
    O RESPEITO PELA EXPOSIÇÃO QUE NOS É APRESENTADA É DEVIDO, COMO TAMBÉM É DEVIDO SE ESTAR ABERTO A ESCUTAR OU LER SOBRE CONHECIMENTOS PRATICADOS EM NAÇÕES OUTRAS MAIS DESENVOLVIDAS DO QUE A NOSSA ONDE FOMOS CRIADOS, COM LIMITAÇÕES EXTRAS OU LIMITAÇÕES POLÍTICAS;
    *
    SABEDORIA POR ACÚMULO DE CONHECIMENTOS AVANÇADOS SE INICIA PELO DESENVOLVIMENTO HUMANO NOS CAMPOS DE :
    DEFESA DA VIDA E DA SAÚDE, DEFESA DO DESENVOLVIMENTO FÍSICO, DEFESA DA FORMAÇÃO DE CARÁTER, MORAL E ÉTICA, DEFESA DA FORMAÇÃO POLÍTICA COMO ARTE DE CONVIVÊNCIA ONDE TODOS TENHAM AS MESMAS CONDIÇÕES DE AQUISIÇÃO DE CONHECIMENTOS E DE CONCORRÊNCIA ONDE SOMENTE ESFORÇOS E CONHECIMENTOS SEJAM ITENS CLASSIFICATÓRIOS, DEFESA DE CRIAÇÃO DE TODAS AS GERAÇÕES SABENDO QUE SÃO RAZÃO E DONOS DE SUA NAÇÃO, SISTEMAS EDUCACIONAIS QUE PREPAREM TODOS PARA EXERCER PODERES DE DONOS EM SUA NAÇÃO, ONDE TODOS TEM FUNÇÕES DE DONOS, OBRIGAÇÕES E RESPONSABILIDADES DE DONOS!
    *
    TUDO ACIMA EXPOSTO É A INTRODUÇÃO PARA QUE OS LEITORES VERIFIQUEM SE AS CITAÇÕES FAZEM OU FIZERAM PARTE DE SUAS VIDAS COMO PREOCUPAÇÕES COVERNAMENTAIS;
    *
    ISTO PORQUE O EXPOSTO NADA MAIS É QUE A BASE DOS SISTEMAS QUE CRIAM AS INTELIGÊNCIAS DOS POVOS DESENVOLVIDOS E QUE NENHUM MAL FARIA SE TODOS NÓS RECEBÊSSEMOS TAIS TRATAMENTOS!;
    *
    TRATA-SE DE SE TER INTELIGÊNCIA SUFICIENTE PARA QUE NÃO SE PRECISE TER QUEM NOS DIGA O QUE FAZER COM NÓS MESMOS OU COM AQUILO QUE É NOSSO!
    *
    TRATA-SE DE SE LIDAR COM INTELIGÊNCIAS HUMANAS, INTELIGÊNCIAS EMPRESARIAIS OU GOVERNAMENTAIS!
    *
    TRATA-SE DE FALAR QUE HAJA TRANSPARÊNCIA POLÍTICA, RESPEITO A NOSSO POVO, RESPEITO À NOSSA NAÇÃO E QUE NELES EXISTAM A VONTADE DO POVO COMO LEI MÁXIMA: COMO CONSTITUIÇÃO!
    *
    SERÁ QUE TODOS OS BRASILEIROS SABEM QUE SÃO TUTELADOS DO ESTADO, POR CONSTITUIÇÃO ESTABELECIDA POR CONSTITUINTE DE 1988 QUE JAMAIS CONSULTOU DIRETAMENTE O POVO BRASILEIRO SOBRE ESTA ESCRAVIDÃO BRANDA DISFARÇADA DE TUTELA POLÍTICA?
    *
    SERÁ QUE SABEM QUE PRECISAMOS DE TANTAS REUNIÕES PORQUE JAMAIS PRATICAMOS REUNIÕES COM O MESMO ESPÍRITO DE BRASILEIROS, DE PATRIOTAS , JUSTAMENTE NA MAIOR REUNIÃO QUE SE PODE FAZER EM UMA NAÇÃO? AS CONSTITUINTES ONDE JAMAIS O POVO BRASILEIRO ESTEVE DIZENDO DIRETAMENTE O QUE QUER E O QUE NÃO QUER?
    *
    SERÁ QUE O POVO SABE QUE SE HÁ POBREZA, MISÉRIA E CORRUPÇÃO ISTO HÁ PORQUE A CONSTITUIÇÃO ATUAL TUDO ISTO PERMITE?
    *
    É BOM PARAR DE ESCUTAR O QUE SE DEVE FAZER E PASSAR A RACIOCINAR COMO DONOS DA NAÇÃO BRASILEIRA EXIGINDO CONSTITUINTES POPULARES DIRETAS POR DISTRITOS E BAIRROS
    SEM PARTICIPAÇÃO DE GOVERNOS, GOVERNANTES E POLÍTICOS!
    *
    QUE NOSSOS CORPOS DOCENTES E DISCENTES DE NOSSAS UNIVERSIDADES FEDERAIS SE OCUPEM DE ORGANIZÁ-LAS!

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  2. O ITEM 14 NÃO NOS É MOSTRADO DIRETAMENTE (NÃO SEI A RAZÃO)
    PORÉM AO COPIARMOS O TEXTO PARA MELHOR LEITURA E ANÁLISE,
    APERECE O TEXTO 14 COMO SENDO:

    14) Egrégora – Palavra que se tornou popular entre os espiritualistas, significa a aura de um local onde há reuniões de grupo, e também a aura de um grupo de trabalho. Aura é a essência sutil invisível que emana dos corpos humanos, dos animais e também das coisas. Egrégora é, então, o registro no mundo sutil do conjunto dos trabalhos de um grupo; é sua presença impressa na luz astral, com suas tendências (skandhas, em sânscrito), que formam padrões vibratórios relativamente constantes. Daí a importância do hábito da ordem, da paz e da harmonia nos trabalhos. A egrégora tem um efeito multiplicador ao longo do tempo. Todos nossos atos, pensamentos, sentimentos e palavras vão para a egrégora; ficam registrados na luz astral. O conceito de aura ou egrégora é recuperado hoje na ciência por pesquisadores como o físico David Bohm, com o conceito de ordem implícita, e o biólogo Rupert Sheldrake, com o conceito de campo mórfico. Você pode fazer a experiência de “sentir” a energia da aura de uma sala ou local onde foram feitas muitas reuniões espiritualistas.
    *
    REPASSO SIMPLESMENTE O ACONTECIDO SEM CONCORDAR OU DISCORDAR;

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  3. Bom dia,

    Estou preparando um encontro, onde o assunto é justamente sobre a importancia de tomadas de decisões e organização de uma reunião tornar-se produtiva.Gostaria da cópia desta pagina, onde fala da boa geometria da reunião.

    grata
    Eva

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